Контакты
Главная / Финансирование бизнеса

Акт списания бланков строгой отчетности. Учет бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении

Приложение № 14

к типовой учетной политике

ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ

БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

1. Общие положения

1.2. Основными задачами являются:

Формирование единого подхода к бухгалтерскому учету БСО;

Обеспечение объективности контроля оценки БСО, получение достоверной информации о состоянии бухгалтерского учета БСО.

Федеральным законом от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Федеральным законом от 22.05.2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;

- «Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008г. № 359;

Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 17.12.2008г. № 257 «Об утверждении бланков строгой отчетности» (зарегистрировано в Минюсте РФ 13.02.2009 № 13322);

Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 25.02.2000г. № 20н «Об утверждении бланков строгой отчетности»;

Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 01.07.2013г. № 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации»;

Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 15.12.2010г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению";

Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010г. № 157н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению»;

Указания Центрального Банка Российской Федерации от 11.03.2014г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;

Приказа министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»;

1.4. К бланкам строгой отчетности относятся:

Квитанции (ф. 0504510);

Абонемент;

Транспортная карта.

1.5. Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

б) наименование и организационно-правовая форма юридического лица, его местонахождение;

в) идентификационный номер налогоплательщика, выдавшей документ;

г) вид услуги;

д) стоимость услуги в денежном выражении;

е) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ учреждение;

Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем.

Проставление серии и номера на бланке документа, изготовленного типографским способом, осуществляется изготовителем бланков. Дублирование серии и номера на бланке документа не допускается.

При изготовлении бланков билетов на зрелищные мероприятия в типографии в виде билетных книжек, являющихся документами строгой отчетности. Каждая билетная книжка может, заготовленная на определенную дату и на определенное мероприятие, может иметь общий порядковый номер и серию.

Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа.

Бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный бланк документа перечеркивается и прилагается к книге учета бланков за тот день, в котором они заполнялись.

1.6. Расчеты при использовании БСО осуществляются в следующем порядке:

При оплате услуг наличными денежными средствами уполномоченное лицо учреждения:

Заполняет бланк документа;

Получает от клиента денежные средства;

Называет сумму полученных денежных средств, и помещает их отдельно на виду у клиента;

Называет сумму сдачи, и выдает ее клиенту вместе с документом, при этом бумажные купюры и разменные монеты выдаются одновременно.

2. Приемка, хранение и порядок учета бланков строгой отчетности

2.1. Руководители учреждений создают условия, обеспечивающие сохранность бланков документов. Работникам, связанным с выдачей, хранением, использованием БСО и приемом выручки, руководителем учреждения должны быть созданы условия, обеспечивающие сохранность БСО.

С работником заключается договор о полной материальной ответственности по утвержденной форме (Постановление Министерства труда и социального развития от 31.12.2002г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»), на получение, хранение, учет и выдачу бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств согласно документам.

2.2. Бланки принимаются работником в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации. Приемка производится в день поступления бланков. Комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляет акт приемки бланков документов. Акт, утвержденный руководителем учреждения, является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником.

Бланки хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) допускается их хранение в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или апломбируются.

2.3. Бланки строгой отчетности учитываются по фактической стоимости приобретения на счете

0 105 36 340 и одновременно на забалансовом счете 03.1 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке один рубль – один бланк.

Аналитический учет БСО ведется в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам, а также по местам их хранения с указанием получения (выдачи) БСО, их количества и стоимости, а также по материально-ответственным и подотчетным лицам. На основании данных по приходу и расходу БСО выводится остаток на конец периода. Книги должны быть прошнурованы и опечатаны печатью, а количество листов заверено руководителем учреждения.

2.3.Выдача со склада оформляется требованием-накладной (ф. 0315006), подписанным руководителем учреждения или уполномоченным лицом.

Требование-накладная выписывается в двух экземплярах, один служит основанием для списания материальных запасов, второй остается у лица, получившего БСО. Требование-накладную подписывают материально-ответственные лица, сдавшие и принимающие БСО, один экземпляр сдается в бухгалтерию для учета движения материальных запасов.

Материально-ответственные лица отчитываются за полученные и использованные БСО, корешками бланков строгой отчетности, неся ответственность за использование каждого полученного ими БСО.

Уполномоченные по реализации билетов и кассиры учреждений обязаны в срок, установленный приказом руководителя учреждения, сдать в кассу учреждения или перечислить на лицевой счет вырученные деньги за реализованные БСО.

2.4. Возврат нереализованных БСО оформляется накладной и отражается по цене реализации.

2.5. На основании данных о регистрации БСО, накладных на отпуск для реализации, накладных на возврат непроданных БСО по каждому виду услуг составляется сводный отчет по продаже БСО.

Сводный отчет о продаже БСО должен поступать в бухгалтерию учреждения для проверки и обработки не позднее следующего дня после проведения мероприятия. К этому отчету должны быть приложены корешки БСО использованного комплекта в сброшюрованном виде и накладными на непроданные БСО, погашенные специальным штампом с описью. Погашение БСО производится кассиром при составлении кассового отчета.

В отчете по проведенным операциям должны отражаться все обороты по полученным для реализации, проданным и возвращенным БСО. Остаток непроданных билетов, абонементов, показанных в отчете, должен соответствовать данным накладных по возврату билетов, абонементов.

3. Особенности заготовки БСО театрально-концертными учреждениями.

3.1. При заготовке билетов к продаже на концерты, представления, проводимые на площадках других учреждений, сохраняется порядок реализации билетов с типографским обозначением места, ряда, на билетах специальным штампом проставляется дата проведения представления, концерта. Его название и цена.

При заготовке билетов для выездных представлений билетные книжки, после регистрации в бухгалтерии, выдаются кассирам или уполномоченным без проставления в них даты, места, названия представления, концерта, времени его начала и цены. Эти обозначения проставляются кассиром (уполномоченным) в момент подготовки к реализации билетов.

3.2. При регистрации БСО на титульном листе каждого балетного комплекта (книжки) проставляется регистрационный номер, дата регистрации и подпись работника бухгалтерии. Проверившего и зарегистрировавшего комплект.

Лицо ответственное за реализацию билетов, абонементов, выдает зарегистрированные билеты, абонементы по накладным кассиру билетной кассы, нештатным уполномоченным для реализации.

3.3. Категорически запрещается расшивать билетные книжки и вырывать из них страницы. В случае порчи билетных книжек должен быть составлен акт о причинах порчи с указанием лица. Виновного в порче билетов. Эти книжки погашаются специальным штампом, сохраняются до уничтожения в установленном порядке и должны представляться при проверках.

Вырезка билетов для передачи их на реализацию производится без расшивки билетных книжек, с оставлением в книжках корешков.

3.4. Выданные для продажи, но нереализованные билеты должны возвращаться лицу, выдавшему их. В установленный руководством учреждения срок, но не позднее, чем за день до проведения первого, объявленного по данному билету, абонементу представления.

4. Контроль за сохранностью бланков строгой отчетности.

4.1. Инвентаризация БСО, находящихся в кассе учреждения, производится одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств.

Инвентаризация фактического наличия БСО производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

4.2. При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков документов проверяется наличие печати учреждения и подписи главного бухгалтера на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных книжек с квитанциями (сброшюрованных бланков), а также наличие копий документов (корешков документов), отсутствие в них исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях (корешках документов), суммам, отраженным в кассовой книге.

4.3. Кроме обязательных инвентаризаций БСО в соответствии с действующим законодательством, необходимо, в сроки установленные руководителем учреждения проводить внезапные контрольные проверки их наличия, правильности заполнения и использования.

В случаях выявленных расхождений или недостач БСО главный бухгалтер немедленно письменно докладывает руководителю учреждения для принятия мер.

5. Порядок списания и уничтожения бланков строгой отчетности.

5.1. Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающие суммы принятых наличных денежных средств, хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем учреждения. В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.

5.2. Нереализованные БСО списываются и уничтожаются в соответствии с установленным для БСО порядке в сроки указанные в пункте 4.1.

5.3. После окончания установленного срока хранения, использованные БСО, их копии сдаются по акту о списании БСО (уничтожении) организациям по заготовке сырья или уничтожаются самостоятельно.

5.4. Списание реализованных, испорченных, а также нереализованных БСО производится по Акту о списании бланков строгой отчетности (ф.0504816). На его основании БСО уничтожаются и отражаются списанием с забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности».

В акте приводится состав комиссии по списанию, указываются дата и номер документа, которым комиссия была назначена, Кроме того, в акте указываются период, за который производится списание. Списываемые документы перечисляют с указанием их номеров, серии и причин списания. После списания БСО должны быть уничтожены. В акте указывают дату их уничтожения. Акт подписывают члены комиссии, и утверждает руководитель учреждения.

Списание бланков строгой отчетности производится с соблюдением норм постановления от 6 мая 2008 года под регистрационным № 359. Нормативный акт регулирует процедуру снятия с учета и последующего уничтожения унифицированных бланков, относящихся к категории документов строгого учета. Для этих форм документации предусмотрена необходимость систематизации сведений в Книге учета БСО. Приказ Минфина от 30 марта 2015 г. № 52н вводит понятие Акта на списание БСО и приводит обязательную для бюджетных учреждений форму документа.

Как списать бланки строгой отчетности, когда и при каких условиях?

Формы строгой отчетности должны заполняться ответственными лицами разборчивым почерком и без помарок. Описка или ошибка в одном символе приводят к тому, что бланк будет испорчен. Дальнейшее использование его невозможно. В этом случае необходимо по диагонали перечеркнуть испорченный лист и изъять его.

Испорченный бланк строгой отчетности нельзя сразу уничтожать. Предварительно он должен быть списан. После окончания обязательного 5-летнего срока хранения документации строгой отчетности их разрешается ликвидировать. Хранение должно быть организовано в систематизированном порядке в опечатанных мешках.

Помочь в систематизации сведений о БСО может Книга учета бланков строгой отчетности. Она подлежит хранению на протяжении минимального5-летнего периода с момента, когда в ней была сделана последняя запись. К книге прикладываются корешки использованных ранее бланков, испорченные и устаревшие экземпляры документации. Как списать испорченный бланк строгой отчетности – для этого подходит алгоритм действий по списанию использованных документов.

Процедура по снятию с учета использованных, устаревших и испорченных бланков строгой отчетности предполагает прохождение нескольких этапов:

  1. Как списать БСО – сначала требуется издать приказ о проведении инвентаризации таких бланков, формируется комиссия (в ее составе должно быть не менее 3 человек из числа сотрудников компании).
  2. Проведение инвентаризационных мероприятий с составлением по их результатам инвентаризационной описи ИНВ-16. Данные, полученные в итоге инвентаризации по каждому виду бланков, сверяются со сведениями в Книге учета БСО. Они должны быть идентичными. При выявленном несоответствии заполняются сличительные ведомости. Ответственный работник дает пояснения касательно причин появления недостачи или излишков БСО. Назначается служебное расследование для идентификации виновных лиц, на которых в результате может быть наложено взыскание.
  3. Списание испорченных бланков строгой отчетности осуществляет специальная комиссия, ее состав утверждается приказом руководителя. По истечении месячного срока после окончания инвентаризации копии БСО и корешки, испорченные документы уничтожаются.

Как списать бланки строгой отчетности – устаревшие и испорченные, использованные формы документов списываются в бухгалтерском учете двумя проводками:

  • Д20 (26) – К10;
  • – К006.

Уничтожать бланки можно вручную (процедура осуществляется силами комиссии по списанию) или с применением специальной техники (шредеров). Не запрещено обращаться за помощью в ликвидации БСО к сторонним организациям на возмездной основе.

Акт на списание бланков строгой отчетности – образец

Все предприятия при списании бланков строгой отчетности должны составлять Акт списания. Для бюджетных учреждений его форма унифицирована и утверждена приказом № 52н. Частные предприятия могут разрабатывать свой образец документа или воспользоваться рекомендованной законодательством формой.

Акт списания бланков строгой отчетности должен содержать обязательные сведения о:

  • названии предприятия с приведенными его реквизитами;
  • материально ответственном человеке;
  • составе комиссии и приказе, утвердившего его;
  • списке БСО, подлежащих списанию и уничтожению;
  • дате изготовления формуляра.

Каждый такой акт подписывается участниками процедуры. Акт списания БСО – образец представлен формой 0504816. В табличную часть документа обязательно надо вписывать серии и номера списываемых бланков. Информация, заносимая в него, утверждается руководителем организации.

Ваши действия:

  1. Составляете реестр БСО, подлежащих уничтожению за ХХ.ХХ.ХХХХ.
  2. В последний рабочий день месяца:
    • составляете акт на списание использованных БСО, в который включаете 9 БСО: 9 использованных, а испорченный не включаете, так как он хранится вместе с реестром.
    • в карточке-справке по МОЛ показываете расход 10 БСО и выводите остаток;
    • в приходно-расходной книге по 1 акту в графе «Списано» показываете 1 испорченный + 9 использованных БСО, выводите остаток.
  3. Храните испорченный бланк и реестр.
  4. Один раз в 12 месяцев проводите инвентаризацию.
  5. Ждёте налоговую проверку и через месяц по приказу создаёте комиссию и действуете в соответствии с главой 4 Постановления МФ РБ от 18.12.2008 № 196 «Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь»:

«15. Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчётности сохраняются организацией (индивидуальным предпринимателем) вместе с составленным реестром бланков строгой отчётности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства».

«16. Подготовка к уничтожению испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчётности начинается по истечении срока, указанного в пункте 15 настоящей Инструкции (по истечении месяца после налоговой проверки), по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных. Для этой цели приказом назначается комиссия в составе должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя), которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчётности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.

В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчётности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчётности по форме согласно приложению 7 с указанием серий и номеров бланков строгой отчётности, подлежащих уничтожению».

«17. Списанные бланки строгой отчётности оставляются на хранение в той же организации (у того же индивидуального предпринимателя). В трёхдневный срок акт на списание бланков строгой отчётности представляется на утверждение руководителю организации (утверждается индивидуальным предпринимателем). Руководителем организации акт утверждается в течение пяти дней после его получения».

«18. После утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчётности комиссией производится их фактическое уничтожение, о чём составляется акт об уничтожении бланков строгой отчётности по форме, утверждённой руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).

Акт об уничтожении бланков строгой отчётности в трёхдневный срок утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем)».

С уважением, ЧП «ЛюксБаланс»

Бланки строгой отчетности (БСО) — разновидность документов, которые используются для фиксации состояния либо права на что-либо, подтверждения полученного статуса и пр. БСО подлежат особому учету, поэтому они в обязательном порядке содержат набор идентификационных параметров:

  • сведения об утверждении формы бланка;
  • наименование документа;
  • серия, номер.

В деятельности учреждения можно выделить три направления, связанные с учетом бланков строгой отчетности:

  • текущая финансово-хозяйственная деятельность;
  • оформление трудовых отношений с работниками;
  • расчеты с населением.

Единого реестра БСО в России пока не существует. Основные формы бланков, которые часто используются в бюджетной сфере:

  • квитанции (выдаются вместо чека ККТ при расчетах с населением за оказанные услуги);
  • билеты и абонементы на зрелищные мероприятия;
  • трудовые книжки и вкладыши к ним;
  • удостоверения;
  • военные билеты;
  • медицинские книжки;
  • родовые сертификаты;
  • листки нетрудоспособности;
  • санаторно-курортные путевки;
  • аттестаты, дипломы;
  • ценные бумаги;
  • топливные карты и пр.

Активнее всего бланки строгой отчетности используются в медицинских и образовательных учреждениях. Однако такие документы, как трудовые книжки или листки нетрудоспособности, необходимы в учреждениях любой отраслевой принадлежности. Это значит, что бухгалтер должен обладать полным спектром знаний об обращении, учете и хранении БСО. Конкретный набор документов для той или иной организации зависит от специфики ее деятельности и утверждается руководителем.

Нормативные правовые акты

Для бухгалтера основополагающими нормативными правовыми актами (НПА), которые регулируют учет бланков строгой отчетности в бюджетных учреждениях, являются несколько инструкций:

  • инструкция по применению единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н ;
  • инструкция по применению плана счетов бюджетного учета, утвержденная приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н ;
  • инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н ;
  • инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н .

Кроме того, необходимо знать отраслевые НПА, которые регламентируют структуру конкретных бланков, правила их заполнения, учета и хранения. Так, если форма школьного аттестата утверждена государственным органом (приказ Минобрнауки России от 27.08.13 № 989 «Об утверждении образцов и описаний аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложений к ним»), следует применять именно ее. Аналогичные приказы действуют для документов о высшем образовании, трудовых книжек, листков нетрудоспособности и других БСО.

Где взять бланки строгой отчетности

Обеспечивать себя необходимыми бланками строгой отчетности бюджетные учреждения должны самостоятельно. Как было сказано выше, если необходимая форма БСО утверждена госорганом, применять можно только ее. В этом случае организация приобретает нужное количество бланков у их производителя. Данные о них размещены на сайте ФНС России в разделе «Лицензии, разрешения, реестры».

Казенные и бюджетные учреждения в вопросах приобретения бланков должны опираться на положения федерального закона от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», а автономные — федерального закона от 18.07.11 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Второй вариант — самостоятельно разработать и изготовить отдельные виды бланков, например служебные удостоверения. Согласно положению об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (постановление правительства РФ от 06.05.08 № 359), чтобы сформировать БСО, можно использовать автоматизированные системы. Печатать можно только типографским способом. Однако надо учитывать, что к автоматизированной системе предъявляется огромное число требований: защита от несанкционированного доступа, возможность сохранять уникальный номер и серию бланка и пр. Поэтому государственные (муниципальные) учреждения зачастую предпочитают приобретать уже готовые документы.

Расходы, связанные с изготовлением и/или приобретением бланков, бухгалтер должен отнести на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Почтовые марки или маркированные конверты относят к денежным документам и учитываются на счете 0 201 35 000 «Денежные документы».

Как и где хранить БСО

Один из необходимых шагов на начальном этапе работы с БСО — назначить ответственных. Руководитель своим приказом формирует специальную комиссию, в обязанности которой входит контроль за оборотом бланков. С каждым членом комиссии заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Форма договора стандартна, она утверждена постановлением Минтруда России от 31.12.02 № 85 .

Любое учреждение, которое использует в своей деятельности БСО, обязано обеспечить определенные условия для их хранения: в оборудованных сейфах, металлических или деревянных, обитых железными листами, шкафах или, в случае большого количества БСО, в опломбированных помещениях. Условия содержания должны исключать возможность несанкционированного доступа посторонних лиц к документации.

Для отдельных видов бланков существуют специальные правила. Например, для учета «больничных листов» разработана инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения (приказ ФСС России и Минздрава России от 29.01.04 № 18/29). А учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним регламентируют правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя (постановление правительства РФ от 16.04.03 № 225).

Хранить копии/корешки бланков учреждение должно в течение 5 лет. После этого срока их можно утилизировать, однако делать это можно только через процедуру инвентаризации.

Бухучет бланков строгой отчетности

Согласно упомянутым выше инструкциям по применению планов счетов, изготовленные или приобретенные бланки обязательно должны получить отражение в бухгалтерском учете. Они не являются материальными запасами, поэтому учет ведется по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности». Бухгалтер фиксирует количество БСО, которые находятся в учреждении на хранении или выданы сотрудникам. Для этих целей счет может быть разделен на субсчета 03.1 «Бланки строгой отчетности на складе», 03.2 «Бланки строгой отчетности в подотчете» и др.

В бухгалтерском учете поступление бланков отражается по кредиту счета 302 26 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам по прочим работам, услугам». Одновременно с этим следует отразить их поступление по дебету забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности». Основанием для учета становятся документы поставщика — накладные или акты выполненных работ. Метод двойной записи в данном случае не применяется: фиксируются только факты поступления бланков или их выбытия.

Способ оценивания бланков надо указать в учетной политике учреждения: либо по цене приобретения, либо, что на практике встречается чаще всего, каждый бланк за 1 рубль.

Учреждение обязано вести журнал по прочим операциям (форма 0504071) по счету 03 «Бланки строгой отчетности». Журнал подшивается вместе с первичными документами, свидетельствующими о движении БСО.

Кроме того, для каждого вида бланков ведется отдельная книга учета бланков строгой отчетности (форма 0504045). В ней указывается дата получения или выдачи бланков, их количество и стоимость. По итогу отчетного периода данные анализируются, и выводится остаток. Листы таких книг нумеруются, а сами книги должны быть прошнурованы и опечатаны.

Инвентаризация и списание

БСО требуют особого подхода не только к вопросам их хранения и учета. Бухгалтеру очень важно знать, как списать бланки строгой отчетности. В случае порчи или выявленного брака такие бланки нельзя просто выбросить.

Контроль за состоянием БСО осуществляется при инвентаризации, в ходе которой следует проверить наличие и сохранность копий/корешков бланков, отсутствие брака, исправлений, соответствие сумм в копиях/корешках данным ведомостей или кассовых отчетов и пр. По результатам инвентаризации формируется ведомость расхождений (форма 0504092), на основании которой и проводится списание обнаруженных испорченных или бракованных БСО. Процедура имеет строго определенный порядок. Первый шаг — подготовить акт о списании бланков строгой отчетности. Он также может быть составлен в произвольной форме, однако бюджетные учреждения чаще всего используют установленную форму (форма 0504816). В акте обязательно перечисляются члены комиссии, период, за который происходит списание, дата. Кроме того, следует указать номера списываемых документов, их серии и причины списания. После этого бланки строгой отчетности должны быть уничтожены. Дату уничтожения тоже фиксируют в акте. Документ должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден руководителем учреждения.

Примеры учета бланков строгой отчетности в бюджетном бухгалтерском учете

Пример 1.

Медицинское учреждение оказало услугу на сумму 1 250 рублей. При ее оплате через кассу потребителю была выдана квитанция. Данные операции будут отражены следующими записями:

Пример 2.

Учреждение изготовило 10 пропусков для своих сотрудников. В учетной политике учреждения прописано, что БСО следует учитывать по стоимости приобретения. 7 пропусков были переданы персоналу. Данные операции будут отражены следующими записями.

Акт о списании бланков строгой отчетности - документ, обязательный для использования организациями при осуществлении процедуры уничтожения БСО с прошедшим сроком хранения. Как его правильно составлять, вы узнаете из данной статьи.

Какие правовые акты регулируют процедуру списания бланков строгой отчетности?

Основной источник права, регулирующий процедуру списания БСО, — постановление Правительства от 06.05.2008 № 359. Его юрисдикция распространяется на все российские организации. Работа с БСО в государственных и муниципальных учреждениях должна осуществляться в соответствии с приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Но и для тех и для других организаций предполагается оформление актов о списании бланков строгой отчетности.

Посмотреть, можно ли вам воспользоваться БСО или нужно применять кассовый аппарат, можно в статьях:

  • «Бланк строгой отчетности вместо кассового чека (нюансы)» ;
  • «Нужен ли кассовый аппарат при УСН в 2019 году?» ;

Можно отметить, что в постановлении № 359, как и в других источниках права федерального уровня, не содержится положений, регулирующих то, какой должна быть структура соответствующих актов. В свою очередь приказ Минфина № 52н предписывает государственным и муниципальным структурам задействовать акт на списание бланков строгой отчетности конкретной формы, соответствующей номеру 0504816 по ОКУД.

Российские организации, не имеющие отношения к бюджетной системе РФ, при решении задач по списанию бланков БСО предпочитают:

  • формировать акты, о которых идет речь, определяя их структуру самостоятельно (поскольку это не запрещено законодательством);
  • пользоваться формой, которая обязательна для государственных и бюджетных учреждений в силу положений приказа № 52н.

Вне зависимости от методики формирования акта уничтожения БСО организация при проведении соответствующей процедуры должна следовать ряду положений постановления № 359. Рассмотрим их подробнее.

Порядок уничтожения бланков строгой отчетности в соответствии с постановлением № 359

В соответствии с п. 19 постановления № 359 организации обязаны хранить копии БСО или корешки бланков (отрывные части БСО, которые поставщик услуг оставляет у себя) в систематизированном виде в течение 5 лет и более. По прошествии отмеченного срока, а также после истечения месяца с момента проведения последней инвентаризации копии БСО или корешки бланков подлежат уничтожению. Основанием для данной процедуры должен выступать, как мы уже отметили выше, акт, составляемый комиссией, которая формируется руководителем фирмы либо ИП. Аналогичный порядок установлен и для уничтожения некомплектных либо испорченных БСО.

Нужно ли сразу списывать испорченные бланки строгой отчетности?

В соответствии с п. 10 постановления № 359 БСО должны заполняться четко, разборчиво. В бланках не должно быть каких-либо исправлений. В случае если они будут присутствовать в документе либо БСО будет заполнен неправильно, бланк должен быть перечеркнут и изъят из дальнейшего документооборота. Однако уничтожать его нельзя, вопреки распространенной точке зрения.

Испорченный БСО нужно приложить к соответствующей книге учета (которая может составляться по форме, соответствующей номеру 0504045 по ОКУД). По истечении 5 лет хранения испорченные бланки подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном постановлением № 359.

Как мы отметили выше, многие российские организации, хотя это и не требуется по закону, предпочитают составлять акты уничтожения БСО на основе формы 0504816 по ОКУД. Скачать для акта на списание бланков строгой отчетности образец можно на нашем сайте.

Алгоритм составления акта списания бланков строгой отчетности по форме 0504816

В правом верхнем углу формы должно присутствовать слово «Утверждаю», строчкой ниже посередине пишем: «Руководитель учреждения», напротив оставляем место для подписи и ее расшифровки.

На следующей строке должна проставляться дата утверждения документа. Эти данные расположены справа.

Строчкой ниже, посередине страницы, должно присутствовать словосочетание «АКТ о списании бланков строгой отчетности», напротив него — место для проставления номера соответствующего документа.

Строчкой ниже, также посередине, следует проставить дату составления акта, ниже вписать слово «Учреждение», справа от него оставить пространство для указания названия организации. Строчкой ниже — вписать словосочетание «Материально-ответственное лицо», справа — место для указания его должности, фамилии и инициалов.

Справа относительно указанных выше двух строк можно вставить табличку из 5 строк. В первой — вписать слово КОДЫ, во второй — указать код формы, используемой в качестве основы, по ОКУД — 0504816. В следующих строчках может быть зафиксирована дата, а также ОКПО организации.

Коды ОКПО часто используются также во многих других отчетных документах, например в форме 2 бухгалтерского баланса, о заполнении которой можно узнать из статьи «Заполнение формы 2 бухгалтерского баланса (образец)» .

Строчкой ниже нужно вставить 2 табличные ячейки, расположенные на некотором расстоянии друг от друга. В первой будет фиксироваться дебет счета, во второй — кредит (ячейки должны быть подписаны соответствующим образом).

На следующей строчке нужно вписать словосочетание «Комиссия в составе» и справа оставить место для указания должностей, фамилий и инициалов сотрудников организации, входящих в данную комиссию.

Строчкой ниже можно вписать словосочетание «Назначенная приказом от», справа обозначить место для указания даты и номера соответствующего приказа, после этого вписать словосочетание «составил (-а) настоящий акт о том, что за период с», справа — обозначить место для указания начала периода, затем вписать предлог «по» и оставить место для указания окончания периода. Ниже следует вставить словосочетание «подлежат списанию».

Важнейшая часть акта — таблица

На следующей строке нужно расположить таблицу, состоящую из 4 столбцов. Первые 2 строчки в столбцах 3 и 4 следует объединить. Первые 2 столбца на уровне строчки 1 также нужно объединить.

В первые два объединенных столбца, расположенных на уровне строчки 1, следует вписать словосочетание «Бланк строгой отчетности». В столбце 1 на уровне строчки 2 пишем слово «Номер», во 2-м — «Серия». В столбце 3 на уровне объединенных строчек 1 и 2 следует вписать словосочетание «Причина списания». В строчке 1 столбца 4 должно быть словосочетание «Дата уничтожения (сжигания)». Столбцы 1, 2, 3 и 4 на уровне строчки 3 таблицы заполняем цифрами 1, 2, 3 и 4 соответственно.

В таблице нужно создать необходимое количество ячеек, расположенных ниже строчки 3. Во всей таблице текст должен быть ориентирован по центру.

На следующей строчке документа после таблицы следует вписать словосочетание «Председатель комиссии», справа от него зафиксировать место для должности, подписи, а также расшифровки.

Строчкой ниже нужно вписать «Члены комиссии», а справа оставить место для указания должности каждого члена, подписи и ее расшифровки. Необходимо скопировать участок формы, расположенный справа от словосочетания «Члены комиссии», несколько раз на строчках ниже в зависимости от количества членов комиссии.

На самой последней строчке формы следует обозначить место для указания даты составления документа — можно в левой части страницы.

Негосударственные организации, составляющие акты уничтожения бланков строгой отчетности самостоятельно, вправе отклоняться от рассмотренного нами варианта. Однако общий алгоритм составления этого документа должен соответствовать рассмотренному нами образцу.

Итоги

Процедура списания бланков строгой отчетности не представляет сложности, но нужно помнить, что форма акта, на основании которого предполагается списывать БСО, должна быть утверждена в учетной политике организации или ИП. Исключением являются организации государственного сектора. Для них обязательна форма, установленная приказом Минфина России № 52н.