Московский государственный университет печати. Особенности документирования хозяйственных операций

Журнал хозяйственных операций Независимо от вида и способа формирования, все без исключения хозяйственные операции содержатся в журнале операций, который представляет собой удобный инструмент для их просмотра, редактирования и вывода на печать. Чтобы открыть журнал

Каждая организация в процессе своей деятельности осуществляет хозяйственные операции. Это могут быть расчеты с кредиторами, приемка ценностей, продажа продукции. Все эти действия должны документироваться.

Задачи документирования

Каждая операция сопровождается документами, что позволяет решить эти задачи:

• Создание полной базы с достоверной информацией о процессах и итогах деятельности компании. Сведения эти нужны для руководства фирмы, инвесторов, налоговых органов, банков.
• Контроль над перемещением ценностей и ресурсов.
• Предупреждение нарушений закона.

Правильное документирование крайне важно. Если информация об операциях будет недостоверной, на основании ее могут быть приняты неверные решения. Кроме того, подлог документов – дело подсудное. За правильность документирования отвечают не только представители бухгалтерского отдела, но и другие сотрудники, работающие с бумагами. Эффективность системы ключевых сведений напрямую влияет на эффективность управленческих решений.

Если хозяйственная операция не сопровождается подтверждающим документом, она не может быть учтена. Все бухгалтерские проводки должны вноситься на основании первички. Если же бухучет будет осуществляться с нарушениями, ответственные лица привлекаются к ответственности. Недочеты выявляются налоговыми структурами.

Требования к первичке

Первичка – это бумаги, которые подтверждают факт совершения действия. К ней предъявляются следующие требования:

• Бумаги должны оформляться по форме, приведенной в специальном альбоме. Последние утверждаются Госкомитетом страны. Если формы нужного документа нет, фирма может разработать ее самостоятельно.
• Каждый документ содержит реквизиты. Это название бумаги, дата ее оформления, название компании, содержание произведенной операции, перечень ответственных лиц.
• Первичка оформляется в дату исполнения операции. Крайне редко документы заполняются после того, как операция произведена.
• В бумаге должны содержаться сведения, на основании которых можно определить содержание действия.
• В первичку могут вноситься исправления, однако корректировка производится в соответствии с законным порядком. В частности, исправления подтверждаются подписью ответственного лица. Проставляется дата внесения корректировки.
• Компания ответственна за сохранение документов на протяжении установленного срока.

Если правила по заполнению первички не соблюдены, документ не признается законным. Из него нельзя извлекать информацию для целей бухучета.

Классификация документов

Документы классифицируются на основании различных признаков. Существуют бумаги, объединенные в группу на основании своего назначения :

• Распорядительные. В такой бумаге содержится разрешение на выполнение какого-либо шага. К примеру, это распоряжение управленца о выдаче премии.
• Оправдательные. Это бумаги, в которых присутствуют сведения о выполнении поручения. К примеру, это может быть отчет об авансах.
• Для оформления. Бумаги нужны для внесения записей в бухучет. Они будут применяться в учете. К примеру, это расчет перевода зарплат.
• Комбинированные. Это бумаги, в которых присутствуют характеристики распорядительной и другой первички. К примеру, это платежная ведомость.

Бумаги объединяются в группы на основании содержания действий :

• Материальные. Это первичка, подтверждающая передвижение ценностей. К примеру, это приходный ордер.
• Финансовые. Это бумаги, нужные для подтверждения действий с наличными или безналичными средствами. К примеру, это поручение по платежам.
• Расчетные. Нужны для оформления расчетов. К таким бумагам относится счет-фактура.

Есть группа бумаг, образованная на основании объема исполненных действий :

• Первичка. В ней содержатся сведения только об одном действии. К примеру, это кассовый ордер.
• Сводные. Бумаги нужны для обобщения сведений о группе однородных операций, произведенных за какой-либо период.

Бумаги объединяются в группу на основании метода использования :

• Разовые. Нужны для подтверждения однократной операции. К примеру, это накладная на предоставление ценностей.
• Накопительные. Нужны для неоднократных операций. К примеру, это лимитно-заборная карта.

Бумаги классифицируются по объему позиций :

• Однострочные. Есть только одна учетная позиция.
• Многострочные. В бумагах содержится несколько позиций.

Еще один признак – место составления :

• Внутренние. Это документы, составленные в компании, необходимые для внутренних нужд. К примеру, это может быть доверенность на получение ценностей.
• Внешние. Это бумаги, составленные в сторонней фирме. Как правило, в компаниях-контрагентах.

Способ заполнения бумаг – еще один определяющий признак:

• Документы, заполняемые вручную.
• Бумаги, которые заполняются посредством ПК.

Также существует следующая классификация:

• Распорядительные. Это бумаги, в которых содержатся сведения об управлении компанией, о производственно-эксплуатационной деятельности. Оформляются они органами управления.
• Финансово-расчетные. Бумаги, которые нужны для рационального использования финансов. За их заполнение отвечают представители бухгалтерского отдела.
• По снабжению. Это документы о ценностях. К примеру, это может быть оборудование, материалы.

В последнем случае принципиально содержание и назначение документов.

Классификация первичной документации

Первичка особенно важна для документирования действий. Она подразделяется на два вида:

• Документы-основания. На основании этих бумаг осуществляются операции.
• Сопроводительная документация. Это бумаги, которые сопровождают движение средств. К примеру, это могут быть накладные, поручения по платежам и прочее.

Вся первичка, вне зависимости от ее типа, должна быть правильно оформлена.

Способы проверки документации

Документация обязательно должна проверяться. В ходе контрольных мероприятий выявляются недочеты. Рассмотрим основные способы проверок:

• По форме. Устанавливается правильность использования бланка. Также проверяется наличие реквизитов, которые должны быть в первичке.
• Арифметическая проверка. В ходе ее определяются недочеты, которые могли быть допущены при заполнении документов. Если в банковской документации или в бумагах, нужных для оформления кассовых операций, выявлены ошибки, эти документы заполняются заново.
• Проверка содержания. В ходе мероприятия определяется законность выполняемой операции, а также ее целесообразность. Если действие компании не является легальным, сопровождающая документация также не будет законной. Она не может приниматься к учету.

К СВЕДЕНИЮ! Первичка может изыматься из мест ее хранения только на основании обоснованного постановления руководителя или другого ответственного лица. Изъятие осуществляется в присутствии понятых. Нужно заполнить протокол выемки, в котором перечисляются те документы, которые были изъяты. Перечень бумаг также содержится в специальных описях.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Качественное руководство возможно только в том случае, если в компании налажен учет.

Документом в бухгалтерии называют письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции со всеми вытекающими отсюда последствиями – правовыми и материальными.

Бухгалтерский документ – это любой носитель информации, с помощью которого в данной организации на любом участке производства регистрируются хозяйственные операции.

Бухгалтерскими документами регистрируются все хозяйственные операции и в той последовательности, в которой они совершаются на производстве. Именно так обеспечивается сплошной и непрерывный учет всех объектов учета предприятия. Эти бухгалтерские записи используются для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации, контроля за сохранностью собственности (документы подтверждают материальную ответственность работников за доверенные им ценности). Кроме того, эти бухгалтерские документы служат для контроля правильности и законности хозяйственных операций при ревизиях.

Форма документа определяется совокупностью показателей, а число показателей зависит от содержания хозяйственной операции. Выделяют реквизиты основные, т. е. обязательные для каждого бухгалтерского документа. Они придают документу доказательную силу.

К основным реквизитам относят наименование документа и наименование организации, от имени которой составлен документ; дату составления документа; содержание операции, которую документ отражает; измерители в натуральном и денежном выражении; наименование должностей работников, которые отвечают за конкретную хозяйственную операцию, и их личные подписи. Перечень лиц, имеющих право производить хозяйственные операции с оформлением первичных учетных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции, либо, если такой возможности нет, сразу же по окончании операции. Ответственность за своевременное и правильное оформление документов, за достоверность данных, содержащихся в них, несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

На предприятии должен быть график документооборота, в котором нормируется своевременное и достоверное создание первичных документов, а также передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.

Формы учетных бухгалтерских документов разрабатываются централизованно. У нас в стране унифицированы все формы кассовых документов, банковские документы и др. Унифицированные формы первичных документов должны применяться без каких-либо изменений.

Важное значение имеет также стандартизация документов (стандартные размеры бланков).

Документы составляют на бланках установленной формы, заполнять надо реквизиты. Если какие-то реквизиты не заполняются, то место, отведенное для них, перечеркивают.

Документы заполняют чернилами, шариковой ручкой, на пишущих и счетных машинах, принтерах. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко, разборчиво, денежную сумму указывают цифрами и прописью.

Ошибки в бухгалтерских записях нельзя исправлять с помощью подчисток. Неправильная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, затем сверху дописывается правильная информация. При этом исправление специально оговаривается. Текст оговорки таков: «Написанному во исправление ошибки (новый текст или сумма) верить.» Затем следует подпись лица, производившего исправление, и указывается дата исправления.

В денежных документах (например, приходных и расходных кассовых ордерах) исправления не допускаются.

Документы, поступившие в бухгалтерию, обязательно проверяют: по форме, устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие подписей, четкость заполнения документа. Затем проводится арифметическая проверка: определяют правильность подсчетов. Далее проверяют документ по существу: проверяют законность хозяйственной операции.

После этих проверок документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку, группировку и разметку.

Расценка (таксировка) документов – это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей. Группировка документов – это подбор однородных документов, чтобы делать записи общими итогами. Разметка (контировка) – это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции.

После разметки данные о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а сами документы сдают в архив. Этот процесс прохождения документов от момента выписки до сдачи на хранение называют документооборотом .

Все бухгалтерские документы подлежат обязательному хранению, срок которого устанавливается Главным архивным управлением. В соответствии с существующими в настоящее время правилами большинство первичных документов и вспомогательные учетные регистры (счета, ведомости, журналы) хранятся 3 года, отчеты и Главная книга – 5 лет, лицевые счета работников предприятия – 75 лет.

Во время хранения изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. Главный бухгалтер (другое должностное лицо) с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, может снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты.

1. Документация хозяйственных операций.

2. Классификация документов.

Документация хозяйственных операций

Документация хозяйственных операций является основой бухгалтерского учета. Она заключается в сплошном, непрерывном отражении операций в бухгалтерских документах.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или праве на ее совершение. Бухгалтерский документ составляется на бланке установленной формы, отпечатанной в типографии.

Фиксирование хозяйственных операций в документах – первый этап учетных работ. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, если она не оформлена бухгалтерским документом, который является носителем учетной информации. Фактом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, является первичный учетный документ.

Характер операций, совершаемых в организации, различен, поэтому содержание и форма документов, применяемые для оформления различных хозяйственных операций, неодинаковы. Однако каждый документ должен содержать определенные показатели, необходимые для характеристики и подтверждения факта совершения хозяйственной операции. Такие показатели, характеризующие хозяйственную операцию, называются реквизитами.

Реквизиты делятся на обязательные для каждого документа и дополнительные.

К обязательным реквизитам относятся: наименование документа (формы) – накладная, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акт, счет-фактура и т.д.; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в количественном и стоимостном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и за правильность ее оформления, подписи должностных лиц, утвержденных приказом руководителя предприятия. Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых операций и назначением документов. В зависимости от характера операций, требований нормативных актов и технологии обработки информации в первичные документы могут быть включены следующие дополнительные реквизиты: номер документа; название и адрес организации; основание для совершения хозяйственной операции, оформленное первичным документом; реквизиты банка поставщика и банка получателя платежа и др.

В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зашифрованы в виде кодов.

К оформлению документов предъявляются определенные требования. Они сформулированы в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете. (Утв. Министерством финансов СССР

29 июля 1983 года и в других нормативных актах.) Первичные документы должны быть составлены по форме с указанием всех обязательных реквизитов, обеспечивающих им юридическую силу, содержать достоверные данные. Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, непосредственно после окончания операции. Несвоевременно составленный документ затрудняет контроль за сохранностью собственности предприятия, приводит к несвоевременному отражению операций на счетах бухгалтерского учета и задерживает составление бухгалтерской отчетности. Записи в документах следует вести чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение срока, установленного для их хранения в архиве. Все записи должны быть выполнены четко, разборчиво, аккуратно. Подчистка не допускается. Лица, составившие документ, обязаны поставить свои разборчивые подписи. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Ошибки, допущенные при составлении первичных документов, исправляются следующим образом: неправильный текст или сумма зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое и над ней сделать правильную запись. Об исправлении делают оговорку, указывают дату и заверяют подписями лиц, составивших документ.

В приходных и расходных кассовых ордерах, банковских документах исправления не допускаются. Если в названных документах допущена ошибка, то их следует составить заново.

В условиях машинной обработки документ представлен в виде 3-х частей: адресной, предметной, оформительской. При заполнении первичного документа свободные строки (незаполненные) подлежат обязательному прочерчиванию.

Классификация документов

С целью правильного использования в учетном процессе документы группируются по назначению, месту составления, способу отражения и объему содержания хозяйственных операций, способу составления.

1. По назначению документы делятся на:

1.1. Распорядительные документы, содержащие приказ или распоряжение на выполнение хозяйственной операции. Например, приказ о премировании работников предприятия, распоряжение на проведение инвентаризации. Среди безналичных форм расчета распорядительным документом является чек, ПП. Распорядительные документы составляют до совершения хозяйственной операции. Они обязательно должны быть подписаны ответственными лицами, дающими распоряжение на выполнение операций. На основании распорядительного документа не может быть сделана запись в учете, т. к. операция еще не совершена.

1.2. Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Такими документами являются: накладная на получение товара, акт на списание материальных ценностей, расходный кассовый ордер, по которому деньги выдаются из кассы, и т. д. Эти документы составляются в момент совершения операции. Их подписывают лица, ответственные и подтверждающие факт совершения операции. В бухгалтерском учете запись делают на основе оправдательных документов.

1.3. Документы бухгалтерского оформления составляет бухгалтер. Он несет ответственность за правильность составления этих документов. Это различные справки-расчеты. Например, расчет заработной платы, амортизационных отчислений и т.д.

1.4. Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и других документов бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер является комбинированным документом. Наличие в нем подписи руководителя и бухгалтера дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы. Оправдательным этот документ является, так как в нем имеется подпись лица, получившего деньги, и кассира, выдавшего их. При поступлении в бухгалтерию после указания корреспондирующих счетов он становится документом бухгалтерского оформления. Авансовый отчет после утверждения руководителем израсходованных подотчетных сумм, приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учету указанную сумму, подтвержденную оправдательным первичным документом (билеты за проезд, квитанции на проживание в гостинице и т.д.).

Применение комбинирования документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

II. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

2.1. Внутренние документы составляются и обращаются внутри данного предприятия, ими оформляются операции, совершенные на данном предприятии. Большинство документов, обращающихся на предприятии, являются внутренними. Это накладные на внутреннее перемещение товаров, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы, кассовые ордера и др.

2.2. Внешние документы поступают от других предприятий или направляются на другие предприятия. Такими документами являются: накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщиков материалы, платежные поручения. Различия между характером внутренних и внешних документов обусловливает и разный порядок их проверки.

III. По порядку формирования операций документы подразделяются на первичные и сводные.

3.1. В первичных документах фиксируется одна или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения. Составление первичных документов является первым этапом учетных работ. По объему содержания первичные документы могут быть разовыми и накопительными.

3.1.1. Разовыми документами оформляется одна операция в момент ее совершения. Например накладная на отпуск товара.

3.1.2. В накопительных документах фиксируются однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, месяца). Например, на предприятиях общественного питания при отпуске блюд из кухни в буфет выписывают накопительный документ – заборный лист, в котором в течение дня записывают отпущенные блюда с указанием времени отпуска. В конце дня по заборному листу подводят итог. Заборный лист заменяет накладные, которые пришлось бы выписывать в течение дня несколько раз. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на оформление документов.

3.2. Сводные документы составляются на основании первичных документов. Например, кассовый отчет о командировке составляется на основании документов, подтверждающих поступление и расходование денег; товарный отчет составляется на основании товарных документов. Сводные документы позволяют получить обобщенные данные об однородных хозяйственных операциях.

IV. По способу оформления (степени использования средств механизации) документы делятся на составленные вручную, частично механизированные, полностью механизированные автоматизированным способом.

ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

1. Бухгалтерские документы и их значения.

3. Классификация документов.

4. Документооборот и организация составления документов. Хранение документов.

1 . Бухгалтерские документы и их значения.

В соответствии к ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» бухгалтерский учет ведется на предприятии со дня его регистрации до ликвидации. Он должен обеспечить руководство предприятия и заинтересованных лиц достоверными и полными данными. Вопросы организации учетной работы относятся к компетенции владельца в соответствии с действующим законодательством и учредительными документами. Вместе с тем предприятиям предоставлено право самостоятельно выбирать учетную политику, форму бухгалтерского учета, порядок и способы регистрации учетной информации с учетом технологии производства и обработки учетных данных.

Предприятие разрабатывает формы и систему управленческого учета, определяет права работников на подписание бухгалтерских документов, утверждает правила документооборота, дополнительную систему регистров аналитического учета. Руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечив неуклонное выполнение правомерных требований бухгалтера относительно порядка оформления и предоставления к учету первичных документов, всеми производственными подразделениями, службами и работниками причастными к учету.

Одной из особенностей бухгалтерского учета, которая отличает его от других видов учетной работы, является то, что за всеми хозяйственными операциями проводится непрерывное и сплошное наблюдение. Производственные запасы на предприятии находятся в постоянном обращении, переходя и меняя материально-ответственных лиц. Например, из отрасли растениеводства продукция поступает на склад, а потом реализуется по соответствующим каналам, выдается на общественное питание, на корм скоту. Минеральные удобрения оприходуют от поставщиков на склад предприятия и передают в подотчет ответственному лицу. В процессе этого движения осуществляются хозяйственные операции. Каждая из них в бухгалтерском учете независимо от содержания и объемов в момент осуществления, в отдельных случаях после ее завершения, должна быть оформлена документом.

Бухгалтерский документ (термин, документ, происходит от латинского DOCUMENTUM, что значит – доказательство, свидетельство) – это письменное доказательство, соответствующей формы и содержания, факта осуществления хозяйственной операции, или письменное распоряжение на право ее выполнения. Запись, не засвидетельствованная соответствующим бухгалтерским документом, является не действительной и не может быть зафиксирована в учете. Документация – важный источник информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которая служит средством контроля за работой отдельных материально-ответственных, служебных лиц предприятия в целом.

Документация – это совокупность документов, которые составляются на все хозяйственные операции, а также выполнение записей в системе счетов бухгалтерского учета. Кроме того, она является элементом метода бухгалтерского учета. Отображение объектов учета (операций и процессов) в первичных бухгалтерских документах называется первичным учетом. Первичный учет – это первый этап учетного процесса, который охватывает первичное наблюдение за производственно-финансовой деятельностью предприятия, измерение объектов учета и их регистрацию.

Процесс документирования условно разделяют на 4 этапа (рис. 1):

1. Наблюдение – выяснение сути, экономической целесообразности и закономерности хозяйственного факта.

2. Измерение – определение натуральных и стоимостных параметров хозяйственного факта.

3. Фиксирование – отображение параметров хозяйственного факта на носителях информации (документах).

4. Обработка – группировка носителей информации по определенным экономическим признакам.

Рис. 1. Этапы процесса документирования.

Ответственность за обеспечение фиксирования фактов осуществления хозяйственных операций в первичных документах несет владелец или уполномоченный им орган. Подписывая документ, уполномоченные работники контролируют целесообразность и законность хозяйственной операции, которая является средством контроля и персональной ответственности за свои действия.

Документы используются для анализа хозяйственной деятельности. В процессе их составления изучаются факторы, которые влияют на уровень эффективности ведения хозяйства. Для выявления причин, например, повышения себестоимости продукции, используются первичные документы. На их основе определяется рациональность использования ресурсов, и делаются соответствующие выводы на будущее.

Велико и правовое значение документов. Они являются письменным доказательством осуществления операции и основой записей в бухгалтерском учете, поэтому имеют доказательную силу при разрешении спорных вопросов с организациями и лицами, в судебно-следственных органах, проведении судебно-бухгалтерской экспертизы. Во всех случаях документы имеют юридическую силу только в том случае, если их оформлено должным образом и составлены своевременно.

2. Требования, предъявляемые к документам.

Основа бухгалтерского учета – это документирование. Именно поэтому к оформлению и содержанию документов предъявляются строгие требования. В нашей стране определены единые государственные правила и требования относительно составления документов. Эти правила определены «Положением о документальном отображении записей в бухгалтерском учете», утвержденным приказом МФУ №88 от 24.05.95 г. и ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

Документы должны иметь все необходимые показатели, которые характеризуют оформленные ими хозяйственные операции. Эти показатели называются реквизитами. Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и содержать такие обязательные реквизиты : название документа (формы); дата и место составления; название предприятия, от имени которого сложен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции; правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, которые предоставляют возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.

Все документы, которые составлены на отпуск денежных, материальных и расчетно-кредитных операций должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером хозяйственного субъекта. В документах на выдачу и прием денежных средств и других активов должны быть подписи лиц, которые удостоверяют факт их получения или отпуска. Кроме перечисленных обязательных реквизитов в документах могут быть дополнительные реквизиты , которые определяются характером отображенной в документе хозяйственной операции, Например, в необходимых случаях в документах указывают адреса сторон, которые принимали участие в осуществлении операции, номера счетов в коммерческих банках, процент загрязненности и влажности зерна, жирность молока и др.

В соответствии с требованиями к документам, они должны быть составлены во время осуществление хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Записи в документах необходимо делать чернилами, шариковой ручкой, химическим карандашом, а также на печатных машинках и принтерах. Не допускается заполнение документов красным цветом. Допущенные в документах ошибки можно исправлять только с соблюдением соответствующих правил. Все неправильные записи должны быть аккуратно зачеркнуты. Рядом необходимо осуществить нужную запись, сопровождая его надписью «исправленному верить», указав дату исправления и подтвердив подписи тех лиц, которые сделали исправление.

В первичных документах, которые предназначены для учета денежных средств (кассовые ордера, платежные поручения и др.) исправления не допускаются. Такие документы аннулируются. Сумма в таких документах указывается не только цифрами, но и прописью. Во всех документах цифры и текст должны быть написаны четко и разборчиво, понятными и четкими должны быть подписи лиц.

В настоящее время в бухгалтерском учете все шире используются средства компьютеризации. В этих условиях в документах должны быть реквизиты, которые определены требованиями к документам. Кроме того, предприятие обязано за свой счет изготовить копии документов на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, правоохранительных органов.

Для оформления многочисленных хозяйственных операций, которые осуществляются в хозяйственных субъектах, выписывается большое количество документов, проверка и обработка которых нуждается в больших затратах труда учетных и других работников, а также большого количества бумаги для изготовления бланков документов. Сокращение и упрощение документации имеет большой значение. Со стороны государственного руководства проводится большая работа по упрощению учета, сокращению и совершенствованию документов.

Одним из важных мероприятий является использование комбинированных, накопительных и многострочных документов, что дает возможность сократить количество документов, которые выписываются. На сельскохозяйственных предприятиях используются недельные и дневные наряды по учету выработки на подрядных работах, лимитно-заборные карты, ведомости расхода кормов, журналы учета надоя молока, которые действуют и заполняются в течение соответствующего периода.

В некоторых случаях на предприятиях самостоятельно заполняют лишние документы, создают дополнительные отчеты, реестры. В приказе об учетной политике должно быть утверждено необходимое количество документов с учетом их дальнейшего использования для внутренних и внешних потребностей предприятия. Документы должны быть выписаны в минимальном количестве, обеспечив при этом строгий контроль по хозяйственным операциям и сохранность имущества субъекта ведения хозяйства.

Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью со стороны МФУ дает возможность обеспечивать использование унифицированных документов. Унификация документов – это разработка единых форм документов для учета однородных операций на предприятиях различных форм хозяйствования. Создание унифицированных форм документов облегчает их составление, разработку типовых проектов компьютеризации учета, это также дает возможность централизовано изготавливать специальные бланки документов.

Вместе с унифицированными документами, едиными и обязательными для всех отраслей хозяйственного комплекса Украины, отраслевыми министерствами по согласованию с органами статистики разрабатываются также типовые формы документов для отдельных отраслей хозяйства (сельское хозяйство, торговля, промышленность и др.).

В основе построения типовых форм документов лежит принцип накопления учетных записей, уменьшение числа документов и реквизитов в них. Широко используется также стандартизация документов. Стандартизация документов – это разработка одинаковых, стандартных размеров бланков для однотипных документов. Это позволяет лучше использовать бумагу при изготовлении документов, уменьшает ее отходы. Стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов и последующее их хранение.

3. Классификация документов.

Для оформления различных хозяйственных операций используются разнообразные по форме и содержанию документы. Для лучшего понимания их назначения и порядка заполнения, а также обеспечения правильного их использования, все документы классифицируют по однородным признакам. Классификация бухгалтерских документов проводится по таким признакам: назначение, содержание, порядок составления, количество учетных записей, способ оформления, место составления.

По назначению бухгалтерские документы разделяют на: распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления, комбинированные. Распорядительные документы (рис. 2) содержат распоряжение, задание руководителя или других лиц на право осуществления операций (наряд на подрядную работу, поручение на получение ценностей, платежное поручение, чек на получение наличности и др.). Исполнительные документы оформляются после выполнения операций, они подтверждают факт осуществления хозяйственной операции (накладная, квитанция, прибыльный кассовый ордер, счет-фактура). Для материально ответственных лиц такие документы являются оправдывающими (рис. 3) о расходовании денежных средств и хозяйственных активов. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии на основании данных распорядительных и исполнительных документов (расчеты оплаты труда, налогов, распределения общепроизводственных расходов, амортизации, справки и расчеты составленные в бухгалтерии). Эти документы не имеют самостоятельного смысла, а используются для упрощения и сокращения учетных записей.

(рис. 4) сочетают признаки распорядительных, исполнительных документов и документов бухгалтерского оформления. В таких документах дается распоряжение на выполнение операции и подтверждается факт ее осуществления. Иногда в таких документах указывается корреспонденция счетов (расходный кассовый ордер, авансовый отчет, лимитно-заборная карта). При условии их использования сокращается количество учетных записей, это облегчает бухгалтерскую обработку документов, сокращает расходы труда и бумаги.

Рис. 2. Распорядительные документы. Рис. 3. Оправдательные документы.

Рис. 4. Комбинированные документы.

По порядку составления документы разделяют на: первичные и сводные. Первичные документы составляются в момент осуществления хозяйственной операции или после ее окончания (накладная, акт, чек, кассовый ордер). Сводные документы составляют на основании данных, сгруппированных по определенным однородным признакам первичных документов (отчет кассира и материально ответственных лиц, авансовые отчеты, реестры).

По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные. Первыми оформляют операции оприходования или расходования одного вида ценностей, а вторым – несколько позиций, видов ценностей.

По способу оформления операции бухгалтерские документы разделяют на одноразовые (заполненные на одну операцию) и накопительные (учитывают хозяйственные операции за промежуток времени).

По месту составления документы разделяют на: внутренние, внешние и служебного использования.

4. Документооборот и организация составления документов.
Хранение документов.

Важная роль в правильности принятия управленческих решений принадлежит документам в том случае, если они правильно составлены и своевременно предъявлены в бухгалтерию для проработки. Работники бухгалтерии проводят проверку поступивших документов в соответствии с реестрами или сводными документами по учету данных объектов (отчет кассира).

Период от составления документа (его выписки) до сдачи в архив, называется документооборотом. Чем более коротким и рационально организованным будет этот период – наиболее объемный и трудоемкий процесс в учете – тем эффективнее он будет содействовать организации учетной работы в целом.

Основные этапы движения документов:

Составление и регистрация первичных документов хозяйствующего субъекта и поступление от сторонних организаций;

Выполнение и проработка первичных документов ответственными лицами в структурных подразделениях;

Передача документов в бухгалтерию;

Организация хранения документов в архивах (текущем и постоянном).

Документооборот на предприятиях определяется главным бухгалтером, который должен определить персональную ответственность работников за документы, с которыми они работают, и сроки их проработки.

Длительность документооборота зависит от размеров предприятия, отраслевой специфики, размеров и отдаленности структурных подразделений. Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы между осуществлением хозяйственной операции и получением необходимых сводных данных промежуток времени был кратчайшим.

Важнейшими в этом процессе являются операции передачи и обработку первичных документов. Поэтому документооборот необходимо разрабатывать по каждому структурному подразделению в виде графиков, выдавать под расписку их руководителям и вывешивать на видных местах.

Утвержденный порядок обработки информации первичных документов, в котором указаны сроки составления, передачи в бухгалтерию и проработки называется графиком документооборота . Его назначение – предусмотреть рациональные сроки прохождения бухгалтерского документа, минимизировать сроки пребывания его на каждом рабочем месте. Распределение обязанностей по приему документов от ответственных лиц и их проработке закрепляется в должностных инструкциях учетных работников и графиках документооборота. График документооборота разрабатывается в бухгалтерии под руководством главного бухгалтера и утверждается руководителем.

Составленные в структурных подразделениях документы и принятые от других предприятий, поступают в бухгалтерию, где они проверяются и обрабатываются.

Проверка документов осуществляется по:

Форме (заполнение реквизитов, правильность их заполнения);

Существу (правильность отображения операций, ответственность документа);

Законности;

Арифметической правильности (правильность подсчетов).

В случае выявления незаконности осуществления операции, подделки подписей, документы должны быть переданы главному бухгалтеру для принятия необходимых мер. После проверки документов проводится: их группировка, расценка, сводка и контировка.

Группировку документов проводят по каждом объекту в зависимости от содержания хозяйственных операций. Например, документы по расходованию кормов группируют по складам, фермам. Таксировка документов осуществляется в тех случаях, когда в них проставлен только натуральный измеритель, что определяет необходимость проставления цены и оценки хозяйственных операций в денежном измерителе.

Для сводки групповых данных составляют накопительные и группировочные ведомости или иные документы, которые служат основой для записей в регистры аналитического и синтетического учета.

Контировка документов - это указание корреспондирующих счетов, на которых предстоит отобразить хозяйственную операцию, которая оформленная первичным документом. Она может проводиться по каждому первичному документу или их группе.

Обработанные документы подлежат оперативному бухгалтерскому погашению, чтобы исключить возможность их повторного использования. Документы, которые прошли первичную обработку должны иметь отметку об их записи в особый регистр.

Последним этапом документооборота является формирование дел для организации их текущего и долгосрочного хранения в архивах. В бухгалтерии предприятия организуется текущий архив, предназначенный для хранения документов, реестров бухгалтерского учета до передачи их в специальные архивные учреждения.

До передачи в общей архив бухгалтерские документы субъекта хозяйствования хранятся в специальных помещениях или закрытых шкафах в строго определенном порядке (месяцах, годах, видах товаропроизводителей, материально-технических ресурсов и т. д.). За надлежащее хранение документов на протяжении установленного срока ответственность возложена на руководителя.

Дела из бухгалтерского архива выдаются специалистам хозяйства, руководителям подразделений лишь по письменному разрешению руководителя и главного бухгалтера. Обязанности архивариуса выполняет работник бухгалтерии соответственно приказу руководителя.

Согласно ст. 9 п. 9 ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» первичные документы могут изыматься у предприятия по решению соответствующих органов, принятых в границах их полномочий, предусмотренных законами, на основе письменного распоряжения этих органов с разрешения руководителя предприятия. Должностное лицо предприятия в присутствии работников органов, которые осуществляют изъятие, имеет право снять копии документов, которое изымаются, и разместить на месте изъятых документов копии с отметкой на обороте основания и даты изъятия оригинала документа. Составление реестра документов, которые изымаются, является обязательным.

В случае потери или уничтожения документов из архива проверку оснований проводит комиссия, назначенная руководителем предприятия. Результаты ее работы оформляются актом, о чем информируются соответствующие органы.

Все документы и регистры нумеруют и подшивают в отдельные папки (дела) соответственно утвержденной руководителем номенклатуры дел. Продолжительность хранения документов в постоянном архиве различная и определяется Главным архивным управлением при КМУ.

Документы бухгалтерского учета и отчетности можно разделить на документы, необходимые для использования в практической работе сроком до 3-х лет, которые после этого подлежат уничтожению; и документы, которые имеют научно-историческую ценность, которые хранятся в районных архивах. Так, годовые отчеты хранятся постоянно, документы по учету предметов и средств труда - 3 года, расчетно-платежные ведомости - 75 лет.

По истечении срока сохранения документы уничтожаются. Изъятие документов из архива проводится комиссией с участием представителя районного архива. Изъятые документы из архива сдаются предприятиям, которые занимаются заготовкой вторсырья. Квитанция таких организаций является оправдательным документом. Акты на изъятие дел и квитанции на утилизацию документов находятся у главного бухгалтера.

Документация хозяйственных операций - 5.0 out of 5 based on 2 votes