Контакты
Главная / Акты

Методы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Что представляет собой акт об уничтожении документов? Что получает наш клиент

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

Хранение бухгалтерской информации может осуществляться на бумаге или на техническом носителе и в архивах, организованных предприятием с таким видом деятельности. Учетная информация, переносимая на техническом носителе, должна быть воспроизведена в объеме и содержании, идентичном учетной информации, содержащейся на бумаге.

В случае прекращения предприятия путем преобразования владельцы бухгалтерской информации передаются хозяину или вновь создаваемому предприятию. Когда срок хранения учетной информации истекает, носители и которые не подлежат представлению в Национальный архивный архив, могут быть уничтожены.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

Время хранения учетной информации. Учетная информация в компании на основании ст. 42, пункт. 1 от, хранится в порядке, предусмотренном Законом о Государственном архиве фондов, в следующие сроки. Бухгалтерские регистры и финансовые отчеты - 10 лет. Документы для налогового контроля - до 5 лет после истечения срока исковой давности для погашения публичного обязательства, которое удостоверяет эти документы.

Документы для финансового аудита - до следующего внутреннего аудита и аудита Счетной палаты. Все остальные средства массовой информации - 3 года. В указанные выше сроки учетная информация хранится на техническом носителе. Сроки будут действовать с 1 января года, следующего за годом, для которого относятся учетные документы.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

По истечении срока хранения владельцы бухгалтерской информации, которые не подлежат передаче в Государственный архив, уничтожаются. Заказ на передачу и хранение бухгалтерской документации. Это делается по сквозному протоколу в присутствии комиссии, основанной на платежной ведомости, составленной на дату прекращения отношений и инвентаризации непризнанных учетных документов, если таковые имеются.

В случае прекращения правовых отношений с управляющим компанией он передает своему преемнику всю бухгалтерскую и иную официальную документацию компании. Руководитель компании имеет право назначать сотрудника, отвечающего за хранение бухгалтерской информации и ведение архива.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Приказ предоставить архивные учетные документы должностным лицам. Использование документов из учетных записей должно производиться только с явным письменным разрешением лица, ответственного за архив. Для отражения перемещения архивных учетных записей должностное лицо ведет учет лиц и документов, которые он использует, в которых он должен записать следующий набор данных, относящихся к использованию документов, и проверить, что они верны при возврате. Дневник содержит следующие реквизиты: № заказа; дата запроса документов; фамилия, имя и фамилия пользователя - лицо; офис; описание используемых документов; тип, номер и дата используемых документов; дата возврата документов; статус возврата подпись лица - пользователя документов; подпись должностного лица, ответственного за архив.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Заказ на предоставление архивных учетных документов третьим лицам. Использование бухгалтерских документов третьими лицами производится на основании запроса лиц и с письменного разрешения руководителя компании. Все остальные процедуры, касающиеся предоставления и возврата документов, аналогичны тем, которые указаны в пункте.

Изъятие должностных лиц бухгалтерских документов осуществляется по решению следственных и судебных органов или прокуратуры. На основании таких решений требуются бухгалтерские документы по квитанции. Пловдив, Пятая палата, заседающая в открытом суде двадцать пятого апреля в году две тысячи двенадцать, заседая Палатой в составе.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

Процедура проводится в соответствии со статьей 156 и далее. Заявитель излагает в своей апелляции подробные причины противозаконности ревизионного акта и указывает, что обязательства, установленные таким образом с ним, были определены путем неправильного применения материального права и нарушения процессуальных положений. Он считает, что НДС по просроченным товарам, связанным с датой истечения срока, был неправильно предъявлен в этом случае, хотя в этом случае все предпосылки для применения освобождения в соответствии с правовой нормой ст. 80, абз. 2, п. 5 Закона о НДС, действуют.

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

    • Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

    Утверждается, что не было получено никаких доказательств в отношении реализации товаров на этих счетах. Подробные причины изложены в жалобе. Весь акт ревизии оспаривается. В представленных письменных замечаниях изложены подробные соображения в поддержку жалобы. П. оспаривает апелляцию, прося суд отклонить ее как необоснованную.

    Требования к расходам. Пятая палата, выслушав мнения сторон и доказательства, собранные в деле, индивидуально и в полном объеме, находит следующее. Жалоба подана соответствующей стороной, имеющей право и заинтересованность в апелляции в течение 14-дневного досудебного периода перед высшим органом в иерархии, и поэтому является допустимой.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

В течение этих периодов основной деятельностью пересмотренного предприятия является розничная торговля в неспециализированных продуктовых магазинах, которая работает в торговом центре - продуктовый магазин, расположенный в городе Каварна, и арендует кафе-клуб, расположенный в городе Пловдив, Буфет «Шестой Сентябрь». Чтобы подсчитать доходы от продаж наличными, человек зарегистрировал пять кассовых аппаратов - четыре в продуктовом магазине и один в кофейном клубе. В пересмотренные периоды доходы компании формируются исключительно за счет продаж в магазине и кафе.

Инструкция по заполнению акта

  1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
  2. В основную часть акта вписывают
    • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
    • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
    • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
  3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

До этого вывода орган по доходам достиг следующих фактов и обстоятельств. Копии цитируемых счетов-фактур. Информация о коммерческих сайтах компании, информация о транспортных средствах компании, информация о поставках. Желательно указать, кому относятся погрузочно-разгрузочные работы, какими средствами транспорта, в том числе рег. №, что такое лицо из Дафни Таб ООД, которое загрузило и выгрузило три имени, адрес, рабочую силу контракт.

В этом случае нет информации о том, как была проведена отгрузка. Цель проверки заключалась в установлении порядка и организации поставок, произведенных этим поставщиком в пересмотренный орган. Поскольку в Постановлении об условиях и процедуре регистрации цен на отечественные и импортные табачные изделия написано, что все табачные изделия продаются с акцизными этикетками с обозначенной отпускной ценой, которая включает в себя НДС, в результате пересмотра установлено, что налог основу налогооблагаемых поставок сигарет ООО «Владивосток Коммерс» следует формировать как сумму использованной скидки на торговлю и стоимости товаров, приобретенных с НДС, по фиксированной цене.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения осложнено обязанностью организаций соблюдать ряд требований и рекомендаций, закрепленных законодательно. Ввиду наличия большого количества наименований бумаг с различными периодами обеспечения сохранности крайне важно придерживаться всех установленных правил их хранения и списания.

С учетом вышесказанного, Редакционный орган согласился с тем, что созданная таким образом фактическая ситуация предполагает существование гипотезы согласно ст. 12, п. 1, п. 2 ТКП - имеются данные о скрытых доходах. Проверка показала, что в этом случае норма не применима по следующим причинам.

В отчетах, представленных компанией «Владини коммерс Лтд.» Для утилизации товарно-материальных запасов, причиной отказа является истечение срока годности товаров, типа, количества и стоимости товаров, но нет ссылки на конкретные партии. Действительно, составленный протокол является документом, обслуживающим внутреннюю деятельность компании, поэтому при его компиляции обязательно вводить в него реквизиты в соответствии с пунктом 2 статьи 7 Закона. В то же время, в соответствии с принципом документального обоснования, обязанность обязательного лица заключается в доказательстве наличия предпосылок согласно пункту 2 статьи 80 Закона о НДС.

Что делать фирме при избыточном количестве бухгалтерских документов в архиве

Фиксация любого значимого хозяйственного, экономического, личного события с помощью документов стала обычной практикой. Естественно, что образующиеся в результате архивы нужно где-то хранить, при этом строго учитывая их количество и места размещения. Это актуально как для организаций, так и для частных лиц.

В связи с этим Протокол об утилизации кадастров должен сопровождаться документом, подтверждающим допустимые браки, установленные для вида деятельности, о котором идет речь, с указанием даты истечения срока действия и определения обычного размера брака для каждого вида деятельности партии или товарного запаса, а также иметь документы, свидетельствующие о взаимосвязи между установленными брачными записями и причинами отказа от товара.

В то же время покупка новых товаров того же типа была установлена ​​в течение периода утилизации товаров и предыдущих периодов. Скрап в основном: масло, уксус, сахар, рис, пиво, соки, шоколад, сладости, моющие средства. При анализе отложенных товаров и покупок по периодам аудит установил, что в течение периодов списания компания продолжает покупать товары из следующих товаров.

Однако в отличие от частных лиц, компаниям нельзя просто так произвести списание документов с истекшим сроком хранения . Гражданину достаточно перебрать имеющиеся дома кипы, отобрать все ненужное и отнести в мусор или сдать в макулатуру. Фирмы не могут просто так избавиться от документов, без соблюдения ряда законодательных процедур. В противном случае им придется понести наказание.

Возвращает сахар, уксус, масло, макаронные изделия, воду, пиво и в то же время во время периодов купли-продажи тех же типов из Веды ООО согласно счетам-фактурам и значениям, указанным в РД. После анализа всех доказательств, собранных в ходе аудита, вышестоящие органы разработали следующие выводы.

Для применения этого правила необходимы две необходимые предпосылки: существует документальная связь между количеством отходов и определенной партией товаров. Выполнение этого условия устанавливается, указывая в брачных записях конкретную партию, подлежащую отказу, и в то же время учет, возглавляемый лицом, позволяет записывать кадастры по жребию. Брак товаров является результатом истечения срока действия, определенного в нормативном акте.

Для юридических лиц в этом отношении предусмотрена определенная последовательность действий, которую они обязательно должны соблюдать. Имеющиеся в компании приказы, распоряжения, регистры бухгалтерского учета могут быть списаны только с применением всех юридических формальностей. Помимо этого, одним из наиболее важных условий является окончание закрепленного срока обеспечения сохранности.

Чем вы рискуете, связавшись с теми компаниями, которые в этом бизнесе недавно?

Согласно статье 28 (1) КИТА, учетные расходы краткосрочных и краткосрочных активов, за исключением тех, которые возникают в результате форс-мажорных обстоятельств, не признаются в целях налогообложения. В соответствии со статьей 28 (2) КИТА они не признают в налоговых целях учетные расходы, связанные с отсутствующими и замужними кадастрами.

Проведенная ревизия показала, что данные о браке не указаны в обычной сумме для соответствующей деятельности. Чтобы сформировать вышеуказанные выводы, органы по доходам приняли следующее. Для целей пункта 4 этой статьи корректировка производится в налоговом периоде, в течение которого возникают соответствующие обстоятельства, путем составления записи об исправлении и записи этой записи в журнале продаж и в налоговой декларации за этот налоговый период. Из формулировки статьи 79 (3) Закона о НДС, налоговые органы признали, что законодатель требует корректировки налогового кредита в случае явных действий, совершаемых облагаемым лицом, а именно: - уничтожение, установление отсутствия, отказ или изменение предполагаемого использования товаров, после изменения которых эти товары будут использоваться для поставок, за которые лицо не будет иметь права вычитать налоговый кредит.

Указанное условие действует на основании п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который распространяется практически на всех субъектов, осуществляющих хозяйственную деятельность.

ВАЖНО! За игнорирование положений указанного нормативного акта фирмам не избежать наказания.

Какие бумаги нужно оформить при ликвидации документов в архиве?

Последовательность действий при уничтожении документов с истекшими сроками хранения , которые обязательно нужно совершить:

  • Проанализировать время, в течение которого хранятся бумаги на предмет истечения закрепленного законодательством срока, отведенного для этого. Кроме того, ряд документов в связи с изменением правовых норм могут потерять свою доказательную силу и актуальность.
  • Создать путем издания соответствующего распоряжения руководителя специальную рабочую группу, которая должна будет изучить имеющийся в компании архив.
  • После того как будут вывялены «ненужные» документы, составляется акт установленной формы, который обязательно визируется руководителем фирмы.
  • Весь перечень бумаг, поименованных в акте, уничтожается с одновременным составлением отдельного документа, подтверждающего данный факт.

Пренебрегать созданием комиссии, проводящей экспертизу документов, не следует, ведь одному человеку достаточно сложно будет выполнить весь комплекс мероприятий. В частности, комиссия должна выявить факт наличия в одной папке бумаг с ограниченным и неограниченным периодом хранения. В подобных обстоятельствах том разукомплектовывается и каждый вид документов раскладывается в разные стопки. В итоге часть архива, которую еще рано списывать, должна быть снова сшита отдельно.

Возможна также ситуация, когда в одной папке находятся не только оригиналы, но и копии, дубликаты документов. В этом случае вся повторяющаяся информация (ее носители) уничтожается, остаются только оригинальные экземпляры, которые сшиваются. Подобную работу также проводит созданная комиссия.

Бывает, что в ходе списания документов с истекшими сроками хранения будут выявлены поврежденные экземпляры, текст которых невозможно идентифицировать. В подобных обстоятельствах комиссия должна приложить все усилия к восстановлению содержания, а при невозможности сделать это - включить документ в список для уничтожения.

По итогам работы данной группы составляется протокол в свободной форме, поскольку типового бланка этого документа не существует. Форму акта об уничтожении рекомендуется брать из приложения № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Регламент составления акта на списание

До уничтожения документов с истекшими сроками хранения комиссии необходимо будет проделать довольно кропотливую работу. Участники группы просматривают все дела архива, выделяя перечень для последующего списания, который закрепляется в акте «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В нем не делается подробная перепись дел, а указываются наименования и количество папок документов вместе с предельными сроками обеспечения их сохранности. Например, в части распоряжений по текущей деятельности указываются их:

  • наименование;
    последние годы хранения;
  • индекс дела;
  • число папок;
  • последний год издания.

Помимо этого в акте записывается, сколько всего единиц хранения следует ликвидировать и какой временной промежуток охватывают подлежащие ликвидации документы.

Кроме того, здесь обязательно должны присутствовать виза членов комиссии о том, что приведенный перечень одобрен всеми участниками группы, дата оформления и порядковый номер протокола. Затем акт подписывается директором.

Как корректно проставить день оформления акта?

Для корректного уничтожения документов с истекшими сроками хранения необходимо с максимальной точностью установить последний день, когда они обязательно должны находиться в архиве. Для этого нужно учесть следующие важные моменты:

  • по бумагам, оформленным до 2009 года, изъятие и списание возможно только в случае, если соблюден период хранения, утвержденный в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом от 06.10.2000;
  • если объект обследования создан, начиная с 2010 года, то максимальные сроки хранения нужно сверять с приказом Минкультуры РФ «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558.

Подобные сложности объясняются тем, что более поздний законодательный акт не имеет обратной силы и начинает действовать на события со дня его вступления в силу. Поэтому приказ № 558 влияет только на документацию, сформированную после 2009 года, а на документы, возникшие ранее, распространяется действие более старого норматива. При этом по целому набору документов максимальные сроки в данных перечнях не совпадают.

Важно учитывать еще один момент при уничтожении документов, срок хранения которых истек . Дата окончания срока хранения должна наступить до 1 января года, в котором составляется соответствующий акт. Так, если документ издан в 2016 году и на его хранение отведено 5 лет, то он не может быть списан ранее 01.01.2022.

Возможности избавления от документов с неопределенными сроками сохранности

Достаточно часто встречаются документы, срок хранения которых не определен приказами Росархива и Минкультуры РФ. Соответственно, такие бумаги не имеют официальных сроков нахождения в архиве. Как определить дату, когда можно их списать и утилизировать?

До того как принимать решение о ликвидации пакетов подобных документов, нужно зафиксировать крайний срок их возможного пребывания на хранении. Для этого созданная на основе приказа руководителя комиссия из экспертов вправе направить запрос в любое учреждение архива. Только после получения официального ответа с указанием в нем срока, в течение которого нужно хранить такие бумаги, может приниматься решение об уничтожении и можно начинать соответствующие технические процедуры. До получения ответа никаких шагов с «просроченной» документацией лучше не применять.

Сложности уничтожения бумаг, срок хранения которых истек

Провести уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения также нужно с учетом сроков, обозначенных в приведенных выше приказах. Кроме того, помимо них и закона № 125-ФЗ, существуют иные документы, положения которых распространяются на учетные регистры.

Например, в ст. 23 НК РФ содержится требование сохранять все учетные данные, необходимые для расчета налогов, не менее чем в течение 4 лет. Одновременно с этим ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ требует хранить в архиве всю бухгалтерскую первичку не менее 5 лет. Получается, если какой-то оформленный документ можно классифицировать как бухгалтерский, нельзя включать его в акт на уничтожение до истечения 5 лет. В противном случае нести ответственность за неоправданное списание документов придется руководителям.

Еще интереснее будет ситуация в случае, если финансовым результатом деятельности компании оказался убыток. Напомним, что убыток по требованиям закона может переноситься на последующие периоды. Следовательно, хранить всю связанную с полученным убытком документацию нужно в течение всего периода его переноса на текущие периоды плюс еще какое-то время после того, как убыток будет перенесен полностью. После того как все оговоренные сроки завершатся, бухгалтерскую документацию можно будет списать в обычном порядке.

Что делать после составления акта?

Конкретная методика уничтожения документации законами не определена. По факту после оформления актов бумаги перестают быть обязательными для хранения и могут быть ликвидированы любым удобным для компании способом. Примерами практической реализации данной возможности могут быть:

  • Передача бумаг для переработки в профильную фирму, которая занимается соответствующей деятельностью. Данный способ довольно затратен, поскольку подобные компании выполняют работу на возмездной основе. Кроме того, на все партии необходимо оформлять акты передачи, накладные, в которых указывается число переданных дел и их масса. Нелишним будет отправить своего представителя для контроля над процедурой.
  • Измельчение бумаги при помощи специализированных автоматов.
  • Сжигание (однако данный метод следует рассматривать как крайний, поскольку возможны претензии со стороны пожарной службы).

Доказательства списания части архивного хранения

Как можно догадаться, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, не последний в процессе оформления списания ненужной документации. Сам факт ликвидации также нужно подтвердить документально, для этого чаще всего также оформляется еще один акт. Хотя официального бланка для его заполнения нет, нужно помнить, что наличие определенного перечня реквизитов обязательно.

Так, в акте об уничтожении должны содержаться следующие данные:

  • название фирмы, хранившей бумаги и составляющей обозначенный акт;
  • дата составления документа;
  • сведения о совершенном факте, с указанием единиц измерения и общего количества списанных документов, кроме того, нелишним будет указание метода утилизации;
  • подписи участвующих сотрудников с расшифровкой и указанием должностей.

Возможные последствия уничтожения документов

Наличие оформленного акта на списание документов, созданного специально сформированной для этого комиссией после всестороннего исследования содержания архивов, не гарантирует последующего отсутствия претензий со стороны проверяющих. Дело в том, что в указанном в акте перечне не должно быть приведено бумаг, срок хранения которых не истек. Если это произошло, после уничтожения бумаг руководитель с большой долей вероятности может быть привлечен к ответственности. Наказанием, в соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ, может быть наложение административного штрафа.

У малых предприятий могут отсутствовать средства для содержания полноценных архивов, но и это не может служить оправданием для отсутствия должных условий обеспечения сохранности. Для подобных целей они могут выделить отдельное помещение и назначить работника, который будет осуществлять учет документации, отслеживать сроки хранения, проводить процедуру утилизации.

Особенности избавления от документов электронного хранения

Законодательством не предусмотрено какое-либо различие в обеспечении сроков и методов хранения в зависимости от типа носителя, содержащего информацию. В то же время п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ предписывает сохранять все электронные носители, средства идентификации цифровой подписи, устройства считывания не менее 5 лет, начиная с года, когда содержащаяся в них информация последний раз использовалась.

Текущий уровень развития технологий позволяет хранить значительные объемы данных фирмы на электронных носителях или в базах данных. В случае если созданная для инвентаризации архивов экспертная комиссия придет к выводу о том, что период обязательного хранения информации истек, она может быть ликвидирована вместе с носителем. Методы ликвидации при этом могут быть сходны с теми, что применяются для бумаг. Кроме того, разрешается применять одновременное удаление старых и сохранение новых данных на носителе.

В части оформления документации также нет каких-то особых требований или форм. Однако в силу специфики метода обеспечения сохранности необходимо учитывать ряд следующих моментов:

  • нельзя стирать файлы и утилизировать носители без оформления соответствующего акта;
  • запрещено избавляться от данных, необходимых для суда;
  • запрещено разглашать информацию, содержащуюся в уничтожаемых файлах, если она составляет коммерческую или служебную тайну;
  • вся информация, разрешенная к ликвидации, подлежит уничтожению на всех носителях, в том числе дублирующих или копирующих.

***

Ликвидация части архива с истекшим сроком хранения допускается только по решению специально сформированной комиссии экспертов на основе оформленного акта. На сам факт физического уничтожения также необходимо составить документ с перечнем, количеством бумаг и описанием применяемого метода. Практическая технология, применяемая для уничтожения, законодательно не установлена, компания выбирает ее сама. Для этого могут привлекаться сторонние компании, оказывающие подобные услуги.