Главная / Бухгалтерия и кадры

Ведение первичного учета. Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п.

Первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.

Первичный бухгалтерский документ — это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Первичный бухгалтерский документ должен иметь:

наименование — финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;
название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;
дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;
содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;
измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;
подписи ответственных лиц — директора организации и главного бухгалтера.

Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники.

Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

Если произошла ошибка во внутрихозяйственных учетных записях, то можно применить способ отрицательной или сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку.

Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки).

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

В работе с любым документом бухгалтер опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.

Учетные документы бывают внешними и внутренними

Внешние документы поступают в организацию со стороны — из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др., они составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить , платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются непосредственно в организации.

Различают следующие виды внутренних документов:

распорядительные;
оправдательные (исполнительные);
комбинированные;
бухгалтерского оформления.

Распорядительные — это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.

Комбинированные документы являются одновременно и распорядительными и исполнительными. Сюда входят приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Это справки, ведомости распределения и др.

Бухгалтерские документы подразделяются также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы используются при оформлении каждой хозяйственной операции. Накопительные документы составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов служат двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п.

Учетные документы подразделяются на первичные и сводные

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи.

Сводные документы составляются на основе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость.

В момент фиксации данных в первичных документах возникает бухгалтерская информация, которая не регистрируется автоматически. Все количественные и качественные ее характеристики подвергаются логическому, арифметическому и юридическому контролю перед составлением первичных документов. Такой контроль осуществляется как работниками, занимающимися ведением первичного учета, так и работниками служб управления.

Подписывая приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения и требования, иные банковские документы, руководитель организации подвергает тщательному анализу каждую хозяйственную операцию.

В процессе получения бухгалтерской информации выделяются следующие этапы:

предварительная работа перед составлением первичных документов;
составление первичных документов;
утверждение первичных документов;
работа бухгалтерии по составлению и обработке первичных документов.

Сбор бухгалтерской информации предполагает соответствующую работу различных служб организации. Для этой стадии характерен наивысший уровень аналитичности и оперативности учета.

Второй стадией учетного процесса является обработка бухгалтерской информации. Она предполагает непосредственное участие в получении бухгалтерской информации работников функциональных служб управления. Так, при учете товарно-материальных ценностей на основании первичных документов предусматриваются группировка и обобщение данных в карточках складского учета материалов. Ежемесячно из карточек и книг данные переносятся в отчеты о движении материальных ценностей. В установленные сроки заведующие складами и руководители подразделений представляют эти отчеты в бухгалтерию организации.

Руководящие работники принимают участие и в обработке данных. Так, с помощью работников различных служб управления устанавливаются виновники недостач и потерь.

После проверки арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных хозяйственных операций бухгалтерские документы регистрируются, а затем осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на .

Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные регистры служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам.

Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей.

Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет — в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывают число и заверяют ее подписями уполномоченных лиц. В некоторых книгах, например, кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Бухгалтерские книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках — картотеках. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал.

Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах

Существуют три способа исправления ошибочных записей в учетных регистрах : корректурный, дополнительной записи, сторнировочный.

Корректурный способ может быть применен только в том случае, если ошибки были обнаружены до составления баланса или же они имели место в учетных регистрах, не затрагивая корреспонденции счетов. Этот способ состоит в зачеркивании тонкой чертой неправильного текста, цифры, суммы и надписи рядом или выше правильного текста или суммы с соответствующей оговоркой.

Например, если вместо 100 руб. отражено 200 руб., то следует зачеркнуть 200 руб. и написать сверху "100 руб.", а сбоку указать: "зачеркнуто 200 руб. и сверху написано 100 руб., исправленному верить (дата, подпись)".

На денежных документах никаких исправлений и помарок не допускается, даже оговоренных, особенно в цифрах.

Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции ошибочно занижена. Например, поставщиком с расчетного счета перечислены 150 руб. Данная хозяйственная операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до 100 руб. Была сделана следующая бухгалтерская запись: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 100 руб.

Но поскольку поставщикам следует перечислить 150 руб., то на недостающую сумму в 50 руб. необходимо составить дополнительную проводку: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 50 руб.

Дополнительные проводки делаются в текущем или следующем месяце. Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственной операции.

Сторнировочный способ состоит в том, что неправильная запись, в основном цифровая, устраняется отрицательным числом, т. е. повторяются неправильная корреспонденция и сумма красными чернилами. Одновременно составляется правильная запись обыкновенными чернилами. Сторнировки имеют место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы.

При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются.

Но практически любая предпринимательская деятельность сопровождается немалым количеством различной документации. Резонным становится вопрос, первичные документы это какие документы?

Базовые сведения

Под первичным учетом подразумевается начальный этап обобщения отдельных операций хозяйствования, каковые характеризуют основные процессы деятельности организации.

Объектами учета признаются:

заготовка исходного сырья для производственного процесса;
закупка материальных ресурсов и их последующее расходование;
траты на осуществление производственной деятельности;
движение производимой продукции и незавершившегося производства;
объем готовой продукции;
отгрузка и продажа продукции;
расчетные операции с поставщиками, заказчиками и покупателями;
отчетность перед банками, учредителями и финансовыми структурами;
прочее.

Все эти операции сопровождаются документальным оформлением. Информация о хозяйственных процессах и сопутствующих нюансах отображается в первичной документации.

Основные понятия

Под определением первичного документа подразумевается документ, охватывающий исходные сведения результатов какой-либо деятельности.

Первичным документом называется письменное доказательство реализации операции хозяйствования. Составляется данный документ на момент свершения операции либо сразу же по ее завершении.

То есть первичными считаются бухгалтерские документы, подтверждающие факт хозяйственной операции. Всякая информация, присутствующая в первичных документах, требуется для отображения в бухгалтерском учете.

Для ее накапливания и систематизации применяются учетные регистры. В них содержатся данные обо всех осуществленных в организации хозяйственных операциях.

По истечении определенного периода сведения из учетных регистров в сгруппированном виде перемещаются в бухгалтерскую отчетность.

Основными видами первичных документов считаются:

платежные поручения;
/ и т.д.

Данные документы содержат сведения о проведенной хозяйственной операции. В отдельных случаях бланки первичных документов причисляются к бланкам строгой отчетности.

Исходя от вида операций, первичная документация делится на бумаги учета основных средств, оплаты труда, кассовых операций, денежных средств и прочее.

Отдельного внимания заслуживает . По сути, данный документ вряд ли первичен, поскольку не обрисовывает конкретную хозяйственную операцию, являясь приложением к первичному документу.

Потребность в счет-фактуре возникает в процессе получения по НДС. Однако одновременно потребуется предъявить накладную или акт.

В то же время Налоговый Кодекс упоминает счет-фактуру в непосредственной связи с документами первичными.

Каковы их функции

Основополагающим предназначением первичного документа признается подтверждение юридической силы осуществленной хозяйственной операции.

При этом за проведение операций устанавливается ответственность для некоторых исполнителей за реализованные операции.

В первичном документе хранятся все необходимые сведения о конкретной хозяйственной операции, и фактом существования документа подтверждается исполнение действия.

То есть в первичных документах сохраняются данные обо всех хозяйственных действиях организации. Первичная документация хранится для обеспечения личных нужд предприятия, а также для предоставления контролирующим структурам.

Именно на основе первичных документов осуществляется бухгалтерский учет. Исходя из имеющихся в документах данных, создается финансовая и налоговая отчетность.

Действующая нормативная база

Основные правила о первичных учетных документах определены в ФЗ №402 от 6.12.11 «О бухгалтерском учете».

Но хотя применение некоторых унифицированных форм не считается обязательным, ничто не препятствует их применению.

Решение по этому поводу принимается руководителем субъекта экономической деятельности. Именно он утверждает формы для первичных документов по представлению лица, ответственного за ведение бухучета.

На бланке код располагается в верхнем правом углу. Если хозоперация оформляется с применением не стандартного бланка, а при помощи независимо разработанной формы, то «код» прописывать не обязательно.

В соответствии с п.19 данного положения не допустимо присутствие исправлений, помарок и подчисток либо применения корректирующих средств в банковской документации, приходных/расходных кассовых ордерах, прилагаемых квитанциях и документах, их замещающих.

В случае выявления погрешности банковские и кассовые документы не могут приниматься к исполнению. Требуется их повторное составление с учетом основных требований.

Важно, что неверно оформленные или попорченные кассовые документы не подлежат уничтожению. Их необходимо перечеркнуть, а затем приложить к кассовому отчету (реестру, ) за день их выписки.

Возникающие нюансы

В процессе составления и оформления первичных документов возникает немало различных нюансов. Среди основных можно отметить следующие:

Подписывает первичный документ лицо из специально утвержденного списка	Перечень лиц, располагающих правом на подпись первичных документов, определяется руководителем организации при согласовании с главбухом. Если документы касаются операций финансового характера, то подписывает их руководитель и ответственное . Факсимильным способом воспроизводить подпись руководителя в процессе оформления первичных документов запрещено
Составлять первичный документ следует на момент свершения	Хозяйственной операции или сразу по ее завершению. Составленный спустя некоторое время документ законным не признается
Исправлять банковские и кассовые документы запрещено	В прочие первичные документы допускается внесение исправлений, но только при наличии подтверждающих подписей ответственных лиц и указании даты внесения поправки
Необходимо тщательно проверять правильность оформления первичных документов	Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет однозначно признать документ официальным подтверждением. Даже если налогоплательщик сумеет доказать законность документа посредством сопутствующей документации, ему придется потратить немало времени на дискуссионные споры и возможно, судебные тяжбы
Обязательным требованием является оформление первичных документов	На государственном языке в национальной валюте. При наличии документов на иностранном языке необходимо осуществить их перевод на русский язык

Что такое двусторонний документ

В некоторых случаях при оформлении первичной документации допускается использование двустороннего первичного документа. Таковым выступает форма универсального передаточного документа (УПД).

Видео: первичные документы

Бланк УПД это функционирующая форма счета-фактуры, каковая дополнена непременными показателями первичной документации.

Статус «1» у УПД позволяет данным документом заместить не только счет-фактуру, но и акт либо накладную.

При этом УПД одновременно применяется при расчетах по и при признании расходов в процессе налогообложения прибыли. УПД, обладающий статусом «2» замещает лишь акт или накладную.

В УПД объединены элементы счета-фактуры и первичного документа о подтверждении свершения хозоперации. В законодательстве не имеется запрета на оформление счетов-фактур или накладных с двух сторон одного бумажного носителя.

Нужно ли ставить печать

К числу обязательных реквизитов первичных документов печать не относится. Упоминание о ней не содержится в ст.9 ч.2 ФЗ №402.

Следовательно, ставить печать необходимо, если организация использует собственную разработку документа, который предусматривает наличие печати.

Но в то же время обязательно нужно заверять печатью те документы, для которых наличие печати предусмотрено в законодательном порядке. Например, к таковым относятся счета-фактуры и .

Также необходимость наличия печати может обуславливаться учетной политикой организации либо соглашением сторон.

Кто несет ответственность за их сохранность

Ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учете» обязует организации сохранять первичную документацию, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность на протяжении установленного срока.

Согласно стандартам государственной организации архивного дела данный срок не может быть меньше пяти лет. В процессе хранения надлежит обеспечивать защиту от несанкционированных правок.

Любые исправления должны быть аргументированы и подобающим образом удостоверены. Содержание регистров бухучета и бухгалтерской отчетности представляет собой коммерческую тайну.

За разглашение ее, имеющие доступ к информации лица несут ответственность в соответствии с нормами законодательства РФ. Первоначально хранятся первичные учетные документы в закрытых шкафах под началом главбуха организации.

Должным образом обработанные документы передаются на хранение в архив. Непосредственно за их сохранность несет ответственность собственник предприятия.

Наличие первичных учетных документов это неотъемлемая составляющая деятельности любой организации.

Без них практически невозможно нормальное существование предприятия. Потому столь важно знать и соблюдать порядок составления и оформления первичных документов.

Каждая компания должна использовать типовые формы для отражения фактов проведения хозяйственных операций. Рассмотрим, какие унифицированные бланки первичных учетных документов утверждены правительством. СодержаниеВажные аспекты Какие применяются формы первичных учетных документов (перечень)? Каков их срок хранения Вы...

первичный учетный документ бухгалтерский

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация. Документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документ - это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы должны иметь юридическую силу, т. е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

- наименование документа;
- дата;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание операции;
- количественные и стоимостные измерители;
- фамилия и должность лиц, ответственных за ее свершение и правильность оформления;
- личные подписи этих лиц и их расшифровки;
- печати организации, штампы.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

В составе документов различают:

- первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, заборные листы и т. д.);
- учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчеты и т. д.);
- отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

По назначению все первичные документы делятся на: организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

- организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;
- оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т. д.) отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в учетные регистры;
- документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.
- комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. К накопительным документам относятся лимитно - заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, платежные поручения, акты на списание основных средств и т. д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.

Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов. Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно - материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции и все реквизиты отражены.

После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется путем умножения количества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Контировка документов заключается в определении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в документах хозяйственные операции.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Унифицированные документы - это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Стандартизация - установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

В сложившейся практике первичные документы бухгалтерского учета понимаются как бумаги, отражающие факты хозяйственной жизни (заключение сделок, перемещение ТМЦ и т.д.). Они оформляются в момент совершения операций или после их окончания, для подтверждения случившихся фактов. На их основании бухгалтер делает проводки в учетной программе предприятия, принимает суммы к налоговому учету.

По какой форме составляется «первичка»

Согласно разъяснениям Минфина, компания вправе самостоятельно определять, какие формы «первички» использовать. Принятое решение закрепляется в учетной политике организации. Практика показывает, что хозяйствующие субъекты используют один из трех вариантов:

Унифицированные формы, предлагаемые Госкомстатом.
Образцы, разработанные фирмой самостоятельно и закрепленные внутренними актами.
Комбинированные варианты: первичные документы в унифицированном формате, дополненные теми или иными полями.

Право бизнес-субъектов самостоятельно разрабатывать формы «первички» не распространяется на следующие типы документов:

кассовые документы (в частности, расходники и приходники);
бланки строгой отчетности;
транспортные накладные.

Для них Минфин вводит унифицированные формы в ранг обязательных.

Если компания, заключившая сделку, не определила формы «первички» в договоре, контрагент вправе выставить документы по собственным образцам. Чтобы избежать вопросов контролирующих структур, фирме следует прописать в учетной политике, что она принимает бумаги на бланках, разработанных ее поставщиками и покупателями.

Важно! Наличие «первички», опосредующей ту или иную операцию, – обязательное требование для ее отражения в бухгалтерском и налоговом учете.

Обязательные реквизиты «первички»

Согласно ст. 9 402-ФЗ, первичные бухгалтерские документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

название деловой бумаги, например, «Акт принятых работ»;
номер согласно внутренним правилам нумерации компании-составителя;
дата составления документа;
полное название компании, оформляющей «первичку»;
сущность произошедшей хозяйственной операции (например, отгрузка товара покупателю, внесение наличности в кассу, приемка выполненных работ и т.д.);
измерение произошедшего хозяйственного факта в денежной или натуральной форме;
должность и ФИО сотрудника, ответственного за совершение или оформление операции;
собственноручная подпись уполномоченного лица.

Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, определяется руководителем организации. Он закрепляется его приказом.

Отдельные формы содержат дополнительные реквизиты по отношению к стандартному перечню. Например, в путевых листах обязательно прописываются сведения об автомобиле, его владельце и водителе.

Нужно ли проставлять на «первичке» оттиск печати организации? Это не обязательный реквизит, без него не обойтись лишь в случае, если его наличие предусмотрено образцом, закрепленным в учетной политике компании.

Разновидности первичных документов

Действующее законодательство не устанавливает закрытого перечня 2018 первичных документов бухгалтерского учета. Их разнообразие определяется сферой деятельности хозяйствующего субъекта. Для одной фирмы потребуется товарная накладная, для другой – акт списания литературы из библиотеки.

К числу наиболее распространенных видов документации относится:

товарная накладная – опосредует сделки по приему-передаче ТМЦ;
акт сдачи-приемки – оформляется в ситуациях, когда одна сторона принимает результаты работ, проведенных второй;
расчетная ведомость – составляется при выплате персоналу заработной платы;
ОС-1 – отражает поступление или убыль объекта основных средств (кроме недвижимости);
ИНВ-1 – закрепляет результаты проведенной инвентаризации;
авансовый отчет – подтверждает траты сотрудника, прибывшего из служебной поездки;
кассовые документы (чеки, ПКО, РКО и т.д.);
платежное поручение;
бухгалтерская справка и т.д.

Приведенный перечень первичных документов бухгалтерского учета не является полным. Компании разных направлений деятельности используют необходимые формы, чтобы отразить проводимые операции.

В зависимости от способа воплощения «первичка» бывает бумажной и электронной. Второй вариант используется в компаниях, где настроен электронный документооборот. Он помогает упростить и ускорить обработку деловых бумаг, отладить взаимодействие между контрагентами.

Согласно нормам действующего законодательства, все виды «первички» хранятся в компании пять лет. Отсчет ведется с момента окончания отчетного года. Например, бумаги, оформленные в 2018 году, нужно хранить по 2023 год включительно. Нарушение этого правила приведет к разбирательствам с налоговой службой, наложению штрафных санкций на организацию.

Вся первичная документация является подтверждением финансовой деятельности компании. Эти документы бухгалтерии в первую очередь потребуют при проверке контролирующие органы. Поэтому к ведению и хранению таких бумаг предъявляются повышенные требования.

Первичная документация, или как её называют бухгалтера-виртуозы, первичка, является доказательством денежных дел компании. Более того, обладая юридической силой, эти бумаги способны либо помочь компании в спорных вопросах, либо подставить ей подножку. Вот эти документы: договор, счёт, платёжные документы, товарная накладная, счёт-фактура, товарный чек и другие.

Формы первичных документов унифицированы. При необходимости в форму вносят дополнительные строки, но при этом сохраняя основные. Это указывается в Положении по ведению бухучёта и бухотчётности в РФ (Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н). Исключение составляют бланки по ведению кассовых операций (Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

Все изменения и дополнения, которые вносятся в типовой бланк, утверждаются приказом руководителя компании.

Организация самостоятельно разрабатывает формы первичных документов, если в каталоге унифицированных форм отсутствует необходимый бланк. Обязательное условие: такие формы обязаны содержать необходимые реквизиты.

Как называется документ.
Когда составлен.
Данные об организации, составляющей документ.
Указать, что включает в себя конкретная хозяйственная операция для этого документа, стоимость операции (денежное либо натуральное выражение).
Перечисление ответственных за составление документа лиц под обязательную подпись.

Вышеперечисленные реквизиты упоминаются в ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Все первичные документы должны своевременно передаваться в бухгалтерию. Соблюдение хронологии внесения сведений - это одно из основных условий грамотного учёта.

Для удобного ведения учёта вся первичка классифицируется на группы - таблица:

Наименование группы	Что входит
Организационно-распорядительные документы	К ним относятся приказы, доверенности, распоряжения. То есть это бумаги, которые дают «зелёный свет» на проведение хозяйственных операций.
Оправдательные документы	Накладные листы, акты приёмки-сдачи, приходные кассовые ордера - именно они подтверждают факт проведения хозяйственной операции. Данные, вписанные в эти документы, подлежат обязательному внесению в бухгалтерские реестры.
Документы бухгалтерского оформления	Применяются при отсутствии типовых унифицированных форм, при совокупной обработке оправдательных и распорядительных документов. Например, расходный ордер считается и распорядительным, и оправдательным документом. Платёжная ведомость одновременно указывает и на необходимость выплаты согласно списку, и на подтверждение проведения выплаты.

И ещё одно удачное изобретение бухгалтерской службы - график документооборота. Обратите внимание: форма графика должна быть отражена в учётной политике организации.

График документооборота

В соответствующих строках и столбцах отражаются данные перемещениях отчётных документов. Огромный плюс этого графика - все выданные документы находятся под контролем. Главное, не забывать вносить соответствующие записи.

Заполняем по правилам

Начнём с того, что первичка, сдаваемая в бухгалтерию, обязательно должна быть проверена. Что проверять:

Объём заполнения (все необходимые строки и разделы заполняются).
Правильность заполнения (внесённые данные должны соответствовать месту внесения, противоречия в данных недопустимы).
Достоверность сведений (проверка математических действий, сверка с сопроводительными документами).

Проверенный документ подлежит внесению в реестры бухучёта.

Совет: для избежания ошибки повторного отражения документа в бухучёте стоит сделать следующее. На оборотной стороне бланка указывается дата и регистрационный номер в реестре.

Как надо заполнять первичные документы бухгалтерского учёта в 2017 году

Все записи, которые делаются в первичных учётных документах, должны иметь длительный срок сохранности.
Допускается использование бумажных документов наряду с электронными, обязательно подписанных цифровой подписью (Федеральный закон 402-ФЗ от 06.12.2011).
Использование печати обязательно на тех документах, где для этого отведено место.

С 07.04.2015 право работать без круглой печати получили акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью (Федеральный закон 82-ФЗ от 06.04.2015). Проверяйте, что написано в Уставе по поводу использования печати. Если компания продолжит использовать печать, то вносить изменения в Устав не требуется. Срок внесения таких изменений в Устав компании не оговорён законом. Но затягивать с изменениями не стоит, чтобы не внести массу противоречий в финансовые документы.

Сопоставление денежных и натуральных показателей. Необязательно указывать оба сразу, достаточно одного (Федеральный закон 402-ФЗ). Бывает, что удобнее указывать какой-либо один показатель (например, при перемещении материалов внутри компании используется натуральный показатель). В акте приёма-сдачи услуг удобнее указать только стоимостные сведения, но для избежания недоразумений дополнительно перечисляют виды услуг.
Наличие подписи ответственного лица. В законе РФ ничего не сказано о факсимильной подписи на первичных документах. В письме ФНС РФ №3–1.11.469 от 23.09.2008 рассмотрена позиция налоговой службы относительно факсимиле на документах.
Валюта, в которой составлен документ. Основная денежная единица - рубль. Даже когда условия договора говорят об условных единицах. Потому что все операции в бухучёте оцениваются в рублях (ФЗ 402-ФЗ от 06.12.2011). Никто не запрещает вносить дополнительные графы с указанием сумм в валюте, но графа с указанием суммы в рублях должна быть обязательно. В противном случае есть риск снятия расходов и вычетов НДС.

Перечень первичных документов

Договор

Понятие «договор» регулируется ст. 420 ГК РФ. Договор представляет собой соглашение о возникновении (изменении) или прекращении прав и обязанностей между сторонами. Каждая из сторон обязана внимательно ознакомиться с условиями договора. При согласии ставится подпись и печать каждой из сторон. Договор как первичный документ имеет полноценную юридическую силу, у каждой из сторон должен быть один подписанный экземпляр. Все моменты, предусмотренные содержанием, должны исполняться участниками договора в соответствии со взятыми обязательствами. Спорные ситуации решаются либо мирным путём, либо с помощью судебного разбирательства.

И ещё один момент. Не для всех ситуаций заключение договора - это признание взаимных прав и обязанностей. Полученный при покупке товара или услуги чек признаётся тем же самым договором.

Счёт

Полученный от продавца товара или услуги счёт на оплату относится к первичным бухгалтерским документам. На основании суммы, указанной в счёте, покупатель производит оплату. В платёжных документах желательная ссылка на этот документ (например, в платёжке присутствует фраза «оплата по счёту №35/7 от 31 января 2017 года»). Не исключены ситуации, когда доказать, что оплата производилась именно по конкретному счёту, будет сложно.

Для покупателя товара (услуги) представленный счёт является своеобразным гарантом, что продавец в течение обусловленного срока (1–5 дней) не изменит фиксированную цену. Срок действия счёта на оплату прописывается продавцом. В течение установленного срока покупатель производит оплату.

Счёт на оплату

Если оплата по ряду причин не представляется возможной (например, неполадки с компьютерной сетью бухгалтерии, финансовые накладки), то целесообразно оповестить продавца о сложившейся ситуации, желательно заранее. Возможно, что дату счёта изменят, а условия покупки останутся прежними.

Платёжные документы

Этот вид бухгалтерских документов включает в себя: чеки на оплату (товарные, кассовые), платёжные поручения, платёжные требования.

При покупке товара (услуг) за наличные из кассы организации обязательно стоит сохранить кассовый чек и передать в бухгалтерию.

Кассовый чек

Если в чеке не указано, за что производится оплата наличными, то в обязательном порядке к кассовому чеку прикладывается товарный чек. В нём производится опись приобретённого товара (услуг), указывается в каком количестве и за какую цену произведена оплата. На товарном чеке ставится печать продавца, подпись ответственного за реализацию товаров (услуг) лица.

Товарный чек без кассового чека признаётся первичным документом, так как ИП вправе работать без ККТ (с обязательным условием выдачи товарного чека).

Товарный чек, выданный ИП без применения ККТ

Это указано в законе РФ 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и расчётов с использованием платёжных карт» (актуально в 2017 году).

При расчёте за товар (услугу) между юридическими лицами через расчётный счёт оформляется товарная накладная.

Товарная накладная

Каждой из сторон оформляется по образцу (обязательно наличие подписи ответственных лиц и печати). Денежные суммы, указанные в товарной накладной и в счёт-фактуре, должны совпадать. В отдельных случаях удобно использовать факсимильную подпись, этот факт обязательно стоит прописать в договоре на поставку товара (услуг).

При оплате по выставленному счёту за товар (услугу) через расчётный счёт оформляется платёжное поручение.

Платёжное поручение

Это унифицированная форма документа, заполняется чаще всего на компьютерной технике. Подготовленную к оплате платёжку можно передать в банк на бумажном носителе, или с помощью специальной банковской программы «Клинт-Банк» (что гораздо быстрее). Перед отправкой необходимо проверить все реквизиты получателя платежа, чтобы избежать недоразумений, особенно если с контрагентом работаете впервые. Внимательно заполняйте сведения о том, за что платите. Нелишним будет подробное описание, с обязательным указанием реквизитов счёта (дата, номер).

Платёжное требование - это первичный документ, в котором кредитор требует от должника вернуть долг через банк.

Платёжное требование

Есть требование безакцептное: в этом случае деньги списываются со счёта должника автоматически. Акцептное требование подразумевает наличие акцепта должника. Однако, в договоре могут быть прописаны условия возврата образовавшегося долга, в этом случае возврат долга через банк осуществляется без акцепта.

Бланк счёт-фактуры применяется в случаях, когда ведётся учёт НДС.

Счёт-фактура

Оформляют их к товарным накладным, актам. Выплата аванса по договору - также повод для оформления счёт-фактуры. Вычет НДС производится по прилагаемым к накладным и счёт-фактурам. Нелишним будет упомянуть, что все плательщики НДС обязаны выписывать счёт-фактуры. Заполнять бланки гораздо удобнее с помощью автоматизированных программ.

Вносим изменения

В кассовые и банковские документы вносить изменения строго запрещено (ст.9 ФЗ РФ «О бухучёте»).

В остальные первичные документы внесение изменений допустимо, но при условии, что все участники хозяйственной операции в курсе вносимых поправок. Осведомлённость о поправках среди участников подтверждается их подписями с указанием даты внесения изменений.

Исправление вносится так: аккуратно тонкой чертой зачёркивается неверная запись в документе. При этом зачёркнутое чётко читается. Сверху над исправлением или рядом вносится правильный вариант записи. Рядом с зачёркнутым, или там, где есть достаточно свободного места, делается надпись «Исправленному верить». Указывается Ф.И.О. лица, внёсшего изменения, дата и подпись.

Сколько лет хранить документацию бухгалтерии

Место хранения

Оптимальное место для хранения первички - архив. Важно правильно подготовить документы для сдачи в архив:

Сортировка в хронологическом порядке.
Комплектация по видам.
Переплетение и подшивка документов в папки.
Оформление сопроводительной справки.

Важно обеспечить сохранность бухгалтерских регистров от самовольных исправлений. Исправление ошибок позволено вносить только официальным путём, с подписью лица, внёсшего поправку. К сведению, именно в регистрах накапливаются сведения о принятых к бухучёту первичных документах.

Не обошлось тут и без коммерческой тайны: содержимое регистров ей и является. Разглашение сведений о содержимом преследуется законом РФ.

Длительность хранения

Федеральным законом РФ «О бухучёте» (ст. 17), а также архивным законодательством (приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) предусмотрен срок хранения документов компании. Для первичных учётных документов этот срок - не менее 5 лет.

Срок хранения начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом помещения документа в архив.

Если организацией нарушены сроки хранения первички, то проверяющие органы вправе наложить штрафные санкции (статья 120 НК РФ). Размер штрафа от 10 тыс. до 40 тыс. рублей, в зависимости от степени нарушения.

Кстати, актуальными для проверки налоговыми органами будут документы только трёхгодичной давности. За отсутствие первички более старшего периода оштрафовать по статье 120 НК РФ проверяющие не вправе.

Бухгалтерская служба компании обязана не только вести грамотный учёт первичных документов, но и обеспечить их сохранность. Только в таком случае претензии налоговых служб окажутся необоснованными.