Главная / Бухгалтерия и кадры

Инструкция цб рф по кассовым операциям. Кассовая дисциплина: что изменилось, на что обратить внимание

Кассовой операцией признается всякое движение наличных средств в кассе. Любой предприниматель обязан знать, как правильно оформить поступление и выдачу наличных средств. Каковы отличительные особенности ведения операций с наличностью?

Общие сведения

К кассовым операциям причисляются любые наличные расчеты, как с юридическими лицами, так и с физическими. При этом в отношении юрлиц установлен лимит расчетов, равный ста тысячам рублей.

Несоблюдение лимита считается нарушением кассовой дисциплины. В отношении частных лиц предел расчетов наличными средствами не ограничен. Любая кассовая операция должна надлежащим образом оформляться.

Для этого применяются унифицированные формы документов. Поступление наличности в кассу подтверждается оформлением кассового , отпуск средств – расходным ордером.

Все ордера регистрируются в специальном журнале учета ордеров. Кроме того, записи обо всех свершенных операциях вносятся в кассовую книгу. Допускается оформление документации на бумажных носителях либо с применением компьютеризованных систем.

Прежние нормы требовали, чтобы под кассу было оборудовано отдельное помещение. Теперь допускается оснащение части помещения, но касса должна непременно закрываться и опечатываться.

Спустя семь дней после поступления наличности в кассу, ее необходимо сдать на хранение в банк. При отдаленности субъект допускается увеличение срока хранения в кассе наличных денег до двух недель.

Законодательные нормы касаются и лимита наличности, который допустимо хранить в кассе. Прежде эта сумма определялась банком.

После поправок в законе размер лимита может устанавливать сам предприниматель, не уведомляя об этом банк. Хранить в кассе сумму, превышающую лимит, можно не более трех дней в дни выплаты зарплаты или иных вознаграждений.

Необходимые понятия

Кассовыми операциями называются любые действия, касающиеся принятия и отпуска наличных денег из кассы любой организации. Любая хозяйственная операция должна подтверждаться документально.

Поступление и отпуск наличности относится к категории хозопераций, а это значит, что кассовые операции необходимо оформлять надлежащими документами.

Расчетно-кассовые операции это операции, осуществляемые банковскими учреждениями. Они предполагают ведение счетов физических и юридических лиц и реализацию расчетов по их поручению.

Проводятся подобные операции с применением приходных и расходных касс банка. Подробно о том, что такое ведение кассовых операций, расписано в .

В данном нормативе определено, что для оформления кассовых операций надлежит использовать межведомственные формы первичной учетной документации для организаций и предприятий, утвержденными Госкомстатом РФ при согласовании с Минфином и Центробанком .

К унифицированным формам по оформлению кассовых операций относятся:

Все унифицированные формы документов отображены в .

Выполняемые функции и задачи

Все кассовые операции можно поделить на приходные и расходные. Именно от принадлежности зависят функции операции и задачи. Так к приходным операциям относятся любые поступления в кассу наличности.

Принятие средств оформляется приходным ордером, который регистрируется в . Ордер создается в единичном экземпляре.

Основная часть его сохраняется в кассе, а отрывная часть передается клиенту в качестве . Детальный учет приходных операций помогает проследить все поступления наличных средств.

Благодаря этому определяется доход, с которого выплачиваются налоги в бюджет. Расходными операциями считаются любые действия по отпуску наличных денег из кассы.

То есть касается это и выдачи зарплаты или подотчетных средств, и сдачи выручки в банк, и расходования денег на нужды предприятия.

Оформляются такие операции расходными ордерами. Учет расходных операций необходим для определения «чистой налогооблагаемой прибыли». Для этого сумма расходов вычитается из суммы доходов.

Нормативно-правовое регулирование

Нормативные документы, регулирующие ведение кассовых операций, представлены . Данный норматив заменил прежде действовавшее Положение о порядке ведения кассовых операций №373.

В соответствии с Указанием несколько изменился порядок ведения операций по кассе для ИП и представителей малого предпринимательства. Прежде всего, изменения затронули условия определения лимита кассы.

Определять таковой должна каждая организация. При отсутствии установленного лимита, показатель будет считаться нулевым, а значит, всю наличность потребуется сдавать в банк ежедневно.

Указание №3210 предлагает два варианта расчета лимита – по наличной выручке или по расходованию средств. Ранее лимит определялся банком, при отсутствии выручки в расчет принимались доходы.

Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать лимит любым приемлемым способом. При этом сверхлимит в соответствии с абз.7 и 8 Указания допустим лишь в дни выдачи зарплаты и прочих подобных платежей.

Указанием №3210 предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций для ИП и небольших организаций. Таковые могут не устанавливать лимит кассы, а кроме того индивидуальные предприниматели не обязаны вести кассовую книгу.

Что касается унифицированных первичных документов, то после новых изменений они остались прежними. Применяются стандартные бланки, утвержденные и .

Кассовые операции на предприятии

Ведением кассовых операций может заниматься только кассир либо сотрудник, назначенный ответственным по приказу руководителя организации. При этом п.4 Указания №3210 не воспрещает и самому руководителю исполнять данную функцию.

Готовить кассовую документацию может бухгалтер, кассир, оказывающее услуги по ведению бухучета физлицо. Правом подписи кассовой документации наделен лишь либо руководитель и кассир.

Сторонний бухгалтер документы подписывать не вправе. Кассовые операции бюджетного учреждения должны свершаться с учетом установленных требований.

Операции ЦБ по кассовому исполнению бюджета включают в себя операции со средствами на бюджетном счете по зачислению доходов бюджетов и платежам по подтвержденным обязательствам бюджетов.

Право открытия и закрытия счетов федерального бюджета принадлежит исключительно Федеральному Казначейству .

Основные инструкции ЦБ

Порядок ведения операций по кассе регламентирован Инструкцией ЦБ РФ.

Основные ее тезисы таковы:

Алгоритм оформления операции по кассе согласно Инструкции выглядит так:

В отдельных случаях кассовый ордер может заменяться . Касается это выдачи зарплаты, пособий и иных выплат.

В данной ситуации деньги выдаются на основании ведомости, а потом создается расходный ордер на всю сумму выданных средств. Соблюдение кассовой дисциплины организациями в соответствии с Инструкцией контролируется банками.

Оснащенность касс и сохранность средств обследуются органами внутренних дел. Соответствие реального остатка и данных учетных документов проверяется в процессе инвентаризации денежной наличности в кассе.

В кредитных организациях порядок ведения кассовых операций регламентирует , утвержденное Банком России. Оно устанавливает правила хранения, перевозки и инкассации денежной наличности.

Проведение инвентаризации

Инвентаризация осуществляется с периодичностью, определенной учрежденным в организации регламентом инвентаризаций либо при всякой смене кассира.

Раскрытые в процессе излишки оформляются приходным кассовым ордером. Но основной целью инвентаризации считается проверка соответствия ведения кассовых операций действующим нормативам.

Алгоритм инвентаризационного процесса выглядит следующим образом:

Проверяется кассовая наличность и условия ее сохранности.
Исследуется на верность документальное сопровождение кассовых операций.
Проверяется своевременность и полнота приходования денежных средств.
Проверяется точность списания денег на расход.
Исследуется порядок соблюдения кассовой дисциплины.
Ревизуется отображение операций в бухучете.
Оформляются итоги инвентаризации.

При выявлении недостатков или излишков в процессе таковые должны быть отображены в бухучете в течение десяти дней.

При этом излишек приходуется как финансовый результат. Недостача, в зависимости от обстоятельств, относится к потерям организации, либо возлагается на кассира.

Ответственность за соблюдение порядка

К наиболее частым нарушениям, выявляемым инвентаризацией, относятся:

не оформление при выдаче средств подотчет;
отсутствие первичной кассовой документации;
не правильное оформление кассовых документов;
не оприходование наличности в полном объеме. Данное нарушение проявляется даже в том, что кассир оставляет часть выручки «на размен»;
превышение лимита;
наличие арифметических ошибок при подведении итогов в учетных регистрах.

Нарушение кассовой дисциплины предполагает ответственность в соответствии с КоАП. К примеру, по за нарушение порядка ведения кассовых операций ответственные лица могут быть оштрафованы на сумму в четыре-пять тысяч рублей.

Для юрлиц за такое же нарушение закон предусматривает штраф в сорок-пятьдесят тысяч рублей. Нарушения по кассовым операциям выявляются банками или налоговой инспекцией .

Банки могут проводить проверки как минимум дважды в год, что прописано в (п.2.14).

Нужно отметить, что если с момента выявления нарушения прошло больше двух месяцев, то срок давности по вынесению наказания истекает. Отдельно следует затронуть тему ответственности за не использование ККТ.

Прием/выдачу наличности фиксируют в «Кассовом отчете». Ежедневно кассир подводит дневной итог, составляет отчет и передает его в бухгалтерию. Не сданная наличность сохраняется в специальном сейфе.

Порядок оформления на АЗС

При оформлении кассовых операций на АЗС в журнале кассира-операциониста отображаются показания ККТ:

Реализация ГСМ за наличные деньги сопровождается кассовым чеком	Сумма автоматически входит в Z-отчет и показания переносятся в журнал кассира
Расчет пластиковой картой ведет к несовпадению итога Z-отчета и кассовой наличности	Поскольку деньги в кассу не поступают. Поэтому на сумму, полученную по безналу, приходный ордер не составляется, но данная сумма отражается в журнале кассира. В отчете кассира указывается вся полученная за день выручка, а в ПКО – только наличные средства
Реализация по талонам	Оформляется аналогично продаже по пластиковым картам
Наличные расчеты с применением скидочной карты	Отражаются как реализация за наличный расчет
Собственные расходы АЗС	Не являются реализацией и в журнале кассира не отображаются

В целом порядок ведения кассовых операций аналогичен для всех организаций. Важно отобразить документально всякое поступление наличных денег и правильно оформить их расход.

С 01.06.2014 порядок ведения кассовых операций на территории Российской Федерации установил новые правила. СодержаниеЧто нужно знать Порядок оформление кассовых операций на предприятии Часто задаваемые вопросы Все руководители предприятий должны быть с ними ознакомлены. Однако, как показывает практика, в этом вопросе много...

Процедура анализа операций банка, проведенных через кассу, обязательно должна выполняться в соответствии со специальными нормативными актами. Присутствует множество всевозможных особенностей, нюансов, с которыми связаны подобные процедуры. Ознакомиться с ними нужно заранее. Кассовое дело также регламентируется на...

С момента регистрации собственного дела любой экономический субъект обязан строго документировать свою деятельность. Должно учитывать все сведения о любых движениях средств. Как в 2019 году следует вести учет операций по кассе? Деятельность частных предпринимателей и организаций неизменно контролируется государством....

Операции по кассе должны проводиться в соответствии с требованиями нормативной документации. Есть определенные правила, которые подскажут, как правильно осуществлять контроль кассовых операций. СодержаниеЧто нужно знать? Как работает система контроля кассовых операций? Необходимость в совершенствовании контроля Не...

Иностранная валюта попадает в кассу предпринимателя не часто. Обусловлено это запретом на валютные расчеты между российскими организациями. Но существуют и исключения. Как в этой ситуации учитывать операции, проводимые по кассе? В предпринимательском бюджете иностранные деньги оказываются не часто. Российским...

В статье будет идти речь об аудиторской проверке. Каковы ее цели, как правильно осуществить проверку, и какую методику применять – далее. СодержаниеВажные аспекты Порядок проведения аудиторской проверки кассовых операций Особенности при проведении в казенном учреждении В рыночной экономике аудиторская деятельность...

Всем кассовым операциям сопутствует обязательное документальное оформление. Только на таком основании принимаются они к учету в бухгалтерии. Какие первичные документы применяются для оформления операций по кассе? Любые операции финансового характера должны быть заверены надлежащими документами. СодержаниеЧто нужно...

Осуществление кассовых операций предполагает действия, касающиеся оплат, проводимых с применением наличных денег. Но при этом разновидность денежных операций может отличаться. Какие типы операций по кассе существуют? Организации свои финансы сохраняют на банковских счетах. Расходуются они по обыкновению посредством...

Сегодня все без исключения коммерческие предприятия, а также некоторые индивидуальные предприниматели в обязательном порядке должны вести учет синтетического типа. Он представляет собой формат учета, при котором максимально подробно отражается информация по различным видам имущества. Используются специальные счета,...

В организациях коммерческого и иного типа в обязательном порядке имеет место аналитический и синтетический учет. Под последним понимается оборот наличных средств. Аналитический же учет позволяет решать одновременно множество разнообразных задач. Сама процедура его осуществления регламентируется действующими...

Сегодня почти все без исключения банки являются коммерческими. При этом помимо безналичного расчета осуществляется наличный. Именно поэтому в обязательном порядке должен вестись специальный кассовый учет. Процедура данная имеет свои особенности и сложности. С ними требуется ознакомиться заранее. Так можно будет избежать...

Рассмотрим, как осуществляется учет безналичных расчетов на предприятии. Ведь стоит знать, куда зачислить средства, как их списать. Разберемся, какие записи делают в бухучете. СодержаниеВажные аспекты Порядок отражения безналичных расчетов в бухгалтерском учете Возникающие особенности Определим, как проводят...

Если у вас на предприятии осуществляются безналичные расчеты, стоит выяснить, как проводится их анализ. А для этого нужно обобщить все сведения, которые содержатся в законодательных актах. Рассмотрим, какие задачи выполняются, какие особенности анализа на фирме и в банке. Определим, на какие нормативные документы стоит...

Кассовые операции - операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов. Порядок осуществления кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ.

Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях - бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.

Наличные деньги и денежные документы хранятся в кассе - специально оборудованном помещении организации или сейфе.

Работая с наличными деньгами необходимо соблюдать следующие правила

1. Соблюдение лимита остатка кассы

Ежегодно организация обязана предоставлять на утверждение в банк, осуществляющий ее кассовое обслуживание. Расчет сумм лимита (предельно допустимой суммы наличности в кассе на конец дня). Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. Ежедневно в случае превышения лимита на конец дня излишек должен быть сдан в банк (кроме 3х рабочих дней для выплаты зарплаты, когда допускается хранение неограниченного количества денег).

2. Использование наличной выручки

Расходование наличной выручки согласовывается с банком и ограничено конкретным перечнем расходов на выплату зарплаты, пособий, премий, закупку с/х продукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Внесение наличных денег из кассы организации на банковские счета других организаций и физических лиц не допускается.

3. Применение контрольно-кассовой техники

При продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет (или при оплате пластиковыми картами) в установленных случаях должна применяться контрольно-кассовая техника, включенная в Гос. Реестр. Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе регламентируется Инструкцией ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" (далее по тексту - Порядок ведения кассовых операций).Для осуществления расчетов наличными деньгами (выдачи заработной платы, денег на командировочные расходы и т.п.) предприятие должно иметь кассу.

Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с "Едиными требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий" (Приложение № 3 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Кассовые операции выполняет отдельный работник предприятия - кассир.

После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

При небольшом объеме движения денежных средств в кассе обязанности кассира целесообразно возложить на одного из работников в порядке совмещения.

Предприятие может иметь наличные деньги в кассе в пределах, устанавливаемых банком, обслуживающим это предприятие по согласованию с его руководителем в соответствии с банковскими правилами.

Наличные деньги в размерах, превышающих, установленные банком пределы могут храниться только во время выплаты заработной платы, но не свыше трех дней.

Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

оформление первичных документов по приходу и расходу;

регистрация первичных документов в журнале регистрации;

записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;

сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег - по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т.п. Сдача наличных денег в банк происходит по объявлениям на взнос наличными.

Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные ордера - руководитель организации и главный бухгалтер или лица ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия. Кассовая книга (в рублях)

На каждом предприятии в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Ревизии наличных денежных средств

" " _______________ 2000 г.

находящихся _____________________________________

РАСПИСКА

К началу проведения ревизии все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. (Материально-ответственное лицо)

Должность

На основании приказа (распоряжения) от "___" __________ _____ г. N __________ произведена ревизия денежных средств по состоянию на " ___ " _____________ _____ г.

При ревизии установлено следующее:

1) наличных денег ____________________________ руб. _________ коп.
2) почтовых марок ____________________________ руб. _________ коп.
3) ценных бумаг ______________________________ руб. _________ коп.
4) __________________________________________ руб. _________ коп.

Итого фактическое наличие _________________________________

_________________________________________________________

По учетным данным ______________________________ руб. _____________ коп.

Результаты ревизии:

излишек ___________________ недостача __________________

Последние номера кассовых ордеров:

приходного N ______________ расходного N ________________

Председатель комиссии:

___________________________

Должность

Члены комиссии

____________________________

Должность

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении. Материально-ответственное лицо "____" _____________________ г.

Объяснение причин излишков или недостач _________________________________________________

Решение руководителя предприятия:

______________________________________________________________

"___ " ______________ _______ г.

За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента РФ от 23.05.94г. №1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" с организаций взимается штраф:

в 2-кратном размере произведенного платежа - за превышение предельного лимита расчетов наличными денежными средствами с другими организациями;

в 3-кратном размере неоприходованной суммы - за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;

в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности - за несоблюдение действующего порядка хранения денежных средств, а также за накопление денег в кассе сверх лимитов.

На руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, налагается административный штраф в размере 50-кратной величины установленной минимальной месячной оплаты труда.

В настоящее время Центральный банк Указанием от 07.10.98г. №375-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами" установил в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу:

между юридическими лицами - в сумме 10 тысяч рублей;

для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырье - в сумме 15 тысяч рублей;

для предприятий и организаций торговли Главного управления исполнения наказаний Министерства внутренних дел Российской Федерации (ГУИН МВД России) при закупке товаров у юридических лиц - в сумме 15 тысяч рублей.

Расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами (статья 140) Гражданского кодекса РФ без ограничения суммы или в безналичном порядке.

Для учета расчетов с населением, организации в соответствии с Законом РФ от 18.06.93г. №5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" обязаны использовать контрольно-кассовые машины.

Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России.

За нарушение требований Закона РФ "О применении контрольно-кассовых машин" применяются штрафные санкции к организациям от 10-кратной до 350-кратной величины установленного размера минимальной месячной оплаты труда в зависимости от характера нарушения (в случае ведения расчетов с населением без контрольно-кассовых машин - 350-кратная величина;

при использовании неисправных машин - 200-кратная величина;

если не вывешен ценник на продаваемый товар или прейскурант на оказываемые услуги - 100-кратный размер;

в случае невыдачи чека или занижения суммы в чеке - 10-кратная величина, но не менее 20 % от стоимости покупки).

Учет кассовых операций ведется на счете "Касса", который в соответствии с Рабочим планом счетов малого предприятия (см. "Организация бухгалтерского учета" - " Счета бухгалтерского учета" ) имеет номер 50.

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»
50-2 «Операционная касса»
50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. На субсчете 50-2

«Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассовых портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Порядок ведения кассовых операций в нашей стране довольно строго регламентирован.

Он определен в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденном

Оформление первичных кассовых документов.

Кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами и документами, их заменяющими. Бухгалтерия сначала регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а затем передает в кассу для исполнения.

Отметим, что принимать и выдавать деньги по кассовым ордерам можно только в день их составления.

Оформление приема наличных.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым Ордерам.

В подтверждение приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру с подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Приходный кассовый ордер должен обязательно содержать следующие разборчиво заполненные реквизиты:

- наименование предприятия, структурного подразделения, код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
- регистрационный номер и дату заполнения;
- в графе «Принято от» пишется наименование лица, вносящего деньги в кассу, а если это юридическое лицо, то обязательно указывается фамилия лица, через которого приняты деньги;
- в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется прием денег и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);
- указывается сумма цифрами и прописью, причем выделяется отдельной строкой суммы налога с продаж и суммы налога на добавленную стоимость с указанием ставок налогов;
- в графе «Приложение» должны быть указаны дата, номер накладной, по которой отпущены товарно-материальные ценности (квитанции, по которой оказаны услуги) и т.п.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером.

Кроме того, в главную кассу предприятия может поступать выручка от торговой точки.

В этом случае также оформляется приходный кассовый ордер. Порядок заполнения приходного кассового ордера такой:

- в графе «Принято от» указывается фамилия лица, сдающего выручку;
- в графе «Основание» пишется «Торговая выручка за (число, месяц, год);
- в графе «Приложение» пишется «Отчет кассира за (число, месяц, год);

и прилагается Отчет кассира.

Оформление выдачи денег из кассы.

Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам.

В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:

- наименование предприятия и структурного подразделения, а также код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
- регистрационный номер и дата выписки расходного кассового ордера;
- номер корреспондирующего счета, субсчета;
- в графе «Выдать» указывается наименование получателя денежной суммы;
- в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется

Выдача денежной суммы и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);

- сумма указывается цифрами и прописью;
- в графе «Приложение» должны быть перечислены все прилагаемые к ордеру документы.

В качестве приложений могут выступать, например, доверенность, копия приказа руководителя о командировке работника (на основании данного распорядительного документа бухгалтерией производится определение суммы, подлежащей выдаче подотчетному лицу на командировочные расходы). Расходный кассовый ордер также должен быть подписан главным бухгалтером предприятия, и, кроме того, он должен содержать распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Кассир может выдать деньги или лицу, которое указано в расходном кассовом ордере, или другому человеку по доверенности. В этом случае в тексте ордера после имени получателя денег указывается фамилия, имя, отчество лица, на которого оформлена доверенность. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть разборчиво и четко заполнены бухгалтерией чернилами, шариковой ручкой или набраны на компьютере, Подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются.

Теперь разберем наиболее часто встречающиеся ошибки и нарушения при оформлении ежедневных кассовых отчетов предприятия. Эти ошибки заключаются в том, что кассиры принимают к исполнению приходные и расходные кассовые ордера, не заполненные полностью. Например, без указания корреспонденции счетов, регистрационного номера ордера или без приложения необходимых первичных документов. Поэтому, получив к исполнению приходный кассовый ордер, кассир обязан его проверить и, только если все правильно, получить наличные деньги. После этого, он доложен зафиксировать операцию в кассовой книге предприятия, и подписав приходный ордер, выдать квитанцию на руки лицу, внесшему деньги.

При получении расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, кассир также обязан их проверить на:

Наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а также разрешительной надписи руководителя предприятия;

правильность оформления документов;

наличие перечисленных в документах приложений.

Если документы оформлены не правильно или неполно, кассир обязан вернуть их без исполнения в бухгалтерию предприятия, но не в коем случае не на руки плательщику. Это противоречит пункту 19 Порядка ведения кассовых операций, где сказано, что выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Порядок оформления платежной ведомости или расчетно-платежной ведомости.

По этим ведомостям производится выдача заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий, а также оплачиваются больничные листы, выдаются отпускные и депонированные суммы. Расходный кассовый ордер на каждого получателя в этом случае не составляется. Он выписывается на всю выданную сумму.

На титульном листе платежной или расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись с подписями руководителя и главного бухгалтера.

При получении денег по ведомости сумма прописью не указывается. А если выдача денег производится по доверенности, то также как при оформлении расходного кассового ордера перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности».Как уже отмечалось, при выплате заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий организации могут хранить в кассах наличные сверх установленных лимитов в течение трех рабочих дней (или пяти дней на Крайнем Севере).Следовательно, при истечении этого срока кассир должен сделать следующее:

1. в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
2. составить реестр депонированных сумм;
3. в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;
5. записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ______».

Бухгалтерия должна проверить отметки, сделанные кассиром в платежных или расчетно-платежных ведомостях, и произвести подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему прикладываются квитанции приходной кассы банка о приеме наличных на расчетный счет. На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, выдача денег по расчетным или расчетно-платежным ведомостям может производиться не только кассиром, но и другими сотрудниками. На этих сотрудников должен быть издан приказ руководителя. При этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается Порядком ведения кассовых операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Все приходные и расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации. Форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняется организациями всех форм собственности, осуществляющими прием и выдачу наличных денежных средств.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В настоящее время для учета движения денег, выдаваемых старшим кассиром под отчет другим сотрудникам, непосредственно осуществляющих выплаты, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5) , утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Данная книга заполняется в организациях всех форм собственности, осуществляющих выдачу заработной платы, стипендий и различного рода компенсационных выплат из кассы наличными. Раздатчики получают деньги под отчет и несут полную материальную ответственность за них. Книга заполняется кассиром на основании первичных кассовых документов. Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации применяются кассовую книгу.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются все расходные и приходные кассовые документы.

Кассовая книга может вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги. Одновременно с ней формируется распечатка «Отчет кассира» Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты. В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

Новый кассовый порядок, который действует с 1 июня, множество процедурных вопросов по кассе отдает на откуп руководителю компании (Указание Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У). Например, директор должен сам определить, где и как оборудовать кассу, каким образом организовать хранение документов, утвердить порядок и сроки проведения кассовых ревизий. Еще больше правил устанавливает руководитель той компании, в которой есть обособленные подразделения.

Можно каждое решение руководителя оформить отдельным приказом. Но удобнее оформить единый документ — положение о ведении кассовых операций. А в нем собрать если не все, то большую часть важных дополнений к официальному кассовому порядку.

Причем сформулировать свои правила так, чтобы выполнить их было просто, но это не шло в ущерб организации. Не упустить главного при оформлении такого документа вам поможет наша статья. А готовый образец положения о ведении кассовых операций представлен ниже.

Самая важная информация, которую надо включить в положение

В положении не нужно дублировать требования из Указания № 3210-У. Достаточно сделать ссылку на этот документ. (1 ) Подробно надо расписать только те его пункты, которые четко не сформулированы, а также моменты, урегулирование которых Банк России прямо возлагает на руководителя компании.

Где и какая в компании касса (2 ) . Директор компании сам определяет, каким должно быть в компании место для проведения кассовых операций, то есть касса (п. 2 Указания № 3210-У). Можно предусмотреть, что в ней есть зарешеченное окошко, через которое кассир выдает и получает деньги. А сейф, в котором они хранятся, накрепко приделан к полу. Но если такие предосторожности директор считает лишними, то в положении можно лишь назвать место, где работает кассир. Например, помещение бухгалтерии или кабинет № 4 (см. образец положения о ведении кассовых операций выше).

Кто в компании кассир (3 ). Руководителю надо решить, кто в организации ведет кассовые операции, то есть работает кассиром (п. 4 Указания № 3210-У). Выбрать этого человека можно только из числа работников компании. Например, нельзя назначить кассиром сотрудника специализированной организации, которой компания передала ведение бухучета. А вот из работников можно выбрать кого угодно.

Так, если в компании по штатному расписанию нет должности кассира, директор может назначить им хоть главбуха, хоть секретаря. Главное установить ему должностные права и обязанности кассира и ознакомить его с этими правами и обязанностями.

В положение незачем вписывать права и обязанности кассира. И тем более называть его Ф. И. О. Иначе потом придется вносить поправки при каждой кадровой перестановке.

Достаточно сказать, например, что кассиром является работник, который занимает эту должность в соответствии со штатным расписанием и с которым заключен трудовой договор. Либо установить, что в компании кассиром является бухгалтер по учету зарплаты. Тогда в должностную инструкцию бухгалтера (или трудовой договор с ним) надо вписать права и обязанности кассира и пусть поставит подпись, что прочитал. При желании директор может быть кассиром и сам.

Если в компании несколько кассиров, то надо выбрать, кто из них старший. Обычно должность старшего кассира также отражают в штатном расписании. Тогда в положении можно ограничиться оговоркой, что в компании кассовые операции ведут старший кассир и кассир.

Какие в компании документы — электронные или бумажные (4 ). Новый порядок позволяет составлять документы по кассе от руки или на компьютере, на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Можно заложить в положение все возможные варианты. Но сейчас есть неясность, вправе ли организация часть документов оформлять на бумаге, а часть в электронном виде. Кроме того, бумажные документы (кроме приходников и расходников) можно исправлять, а электронные нет. Поэтому до появления официальных разъяснений безопаснее все делать как раньше. То есть предусмотреть в положении, что приходники, расходники, кассовую книгу, ведомости и т. п. организация составляет в компьютерной программе, а затем распечатывает и хранит в бумажном виде.

Кто оформляет кассовые документы (5 ). Директор должен назначить того, кто в компании отвечает за оформление кассовых документов, то есть приходников и расходников. Иначе говоря, создает их в программе и распечатывает.

На практике это чаще всего делают сами кассиры перед тем, как получить или выдать деньги. Тогда в положении так и надо сказать. Ведь возможен и другой вариант: главный бухгалтер распечатывает приходник (расходник), ставит на нем свою подпись, а затем передает этот документ кассиру (п. 5.1 Указания № 3210-У).

Где и сколько времени надо хранить документы (6 ). В положении надо расписать, как в компании организовано хранение всех документов по кассе (п. 4.7 Указания № 3210-У). Во-первых, сказать о сроке хранения. Это пять лет (приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Во-вторых — о месте хранения. Обычно это бухгалтерия. Но можно предусмотреть, к примеру, что документы старше трех лет передаются в архив компании. В-третьих — кто отвечает за сохранность (сам директор, главбух, бухгалтер).

Как заверяется доверенность на получение или внесение наличных (7 ). В положении надо сказать, каким образом в компании заверяются копии доверенностей, по которым кассир выдает наличные из кассы. Поясним, о чем речь.

Если кассир выдает деньги кому-то по доверенности (например, работник контрагента привез товар и забирает наличную оплату за него), то этот документ должен остаться в компании. Кассир прикладывает ее к расходнику.

Но бывает, что доверенность выписывают на долгое время. Или же она дает право сотруднику получать наличные не в одной, а в нескольких разных организациях. Тогда забирать оригинал доверенности у него не надо. Достаточно сделать копию. Она будет лежать у кассира.

В положении надо предусмотреть, как именно заверяется эта копия (п. 6.1 Указания № 3210-У). Самый простой вариант — кассир делает эту копию, ставит на ней дату и подпись.

Ссылка на правила расчетов с подотчетниками (8 ). В положении лучше всего сделать ссылку на отдельный документ, в котором можно подробно расписать правила расчетов с подотчетниками. Например, на соответствующее положение или приказ руководителя. Ведь помимо кассовой дисциплины необходимо урегулировать множество моментов, связанных именно с подотчетниками. Скажем, определить конкретных сотрудников, которые будут тратить деньги компании, перечень тех документов, что подотчетники должны прикладывать к авансовому отчету по тем или иным покупкам, в каком случае компания не возмещает им расходы и т. д.

А вот что стоит указать в положении о ведении кассовых операций, так это срок для утверждения авансового отчета и окончательного расчета по нему. Он может быть любым, на усмотрение директора (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Порядок хранения, перевозки, проверки сохранности денег (9 ). В положении надо сказать, в каком порядке и в какие сроки компания проверяет, все ли деньги у кассира в сохранности. А также расписать, как их нужно хранить и перевозить (в частности, из банка в офис).

Так, можно установить, что снимать наличные средства со счета вправе только кассир и руководитель. Или главбух в случае отпуска кассира. А перевозить их он должен исключительно на корпоративной машине. В метро и автобусе может случиться всякое.

Если наличные пропадут, то пострадает и компания, и кассир. Обычно с ним заключают договор о полной материальной ответственности, чтобы можно было взыскать всю сумму ущерба.

Что добавить в положение об обособленных подразделениях

Компании, в которой есть обособленные подразделения, надо посвятить им отдельный раздел положения. Ведь в этой части тоже требуется урегулировать много моментов. Вот самые важные.

Куда подразделение сдает наличку (10 ). Новые правила поставили точку в вопросе о кассовом лимите обособленных подразделений. Предельное значение остатка наличных надо установить для каждого из них, а не только для филиалов и представительств (п. 2 Указания № 3210-У). Исключение — малые предприятия. Они вправе не устанавливать лимит ни для себя, ни для своих дополнительных офисов.

Порядок расчета лимита для подразделения зависит от того, куда оно сдает наличные: непосредственно в банк или же в кассу головного офиса. Выбранный для допофиса вариант нужно закрепить в положении.

Как передать допофису приказ о его лимите (11 ). Головной офис должен передать каждому обособленному подразделению приказ об установленном для него лимите. Речь идет как о тех подразделениях, которые сдают наличность в банк, так и о тех дополнительных офисах, которые передают свои деньги в кассу головного офиса (азб. 6 п. 2 Указания № 3210-У). В положении надо закрепить порядок передачи этого приказа.

Наиболее простой вариант — чтобы приказ о лимите остатка наличных забрал сам кассир подразделения и расписался об этом на экземпляре, который остается в головном офисе. А самый безопасный — передать приказ лично в руки руководителю подразделения, который сам будет отвечать за то, чтобы отдать этот документ своему кассиру.

Когда и как подразделение передает в компанию свою кассовую книгу (12 ). В новом кассовом порядке не сказано прямо о том, что любое подразделение компании должно вести свою кассовую книгу. Но есть правило: обособленные подразделения передают организации копию листа кассовой книги (абз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У).

По этой причине безопаснее, чтобы отдельные книги были в каждом допофисе. А в положении надо сказать, в каком порядке копия листа будет передаваться в головной офис и как часто. Оригинал листа передавать не требуется, а требований к оформлению копии в новых правилах нет. Значит, можно установить, что кассир подразделения направляет в центральный офис копию листа по электронной почте.

Что касается срока, то конкретных требований в Указании № 3210-У нет. Здесь главное успеть передать всю книгу к моменту составления бухгалтерской отчетности. А потому компания имеет право прописать в положении, что листы книги отправляются раз в месяц, квартал или даже год.

Как утвердить положение

Положение о ведении кассовых операций должен утвердить руководитель компании. Поэтому данный документ удобно оформить в виде приложения к приказу директора (см. образец приказа ниже). Сотрудников, которые непосредственно работают с кассой — главбуха, бухгалтера, кассира, — надо ознакомить с новым положением.

Но их подписи лучше собирать не на распоряжении руководителя и не на приложении, а на отдельном листе (его также можно сделать приложением к приказу) или в специальном журнале произвольной формы. Тогда даже при постоянных кадровых перемещениях вам не понадобится перепечатывать приказ из-за того, что на нем уже не хватает места для подписей ответственных работников.

В приказе упомяните, что новое положение о ведении кассовых операций директор утвердил в связи с вступлением в силу Указания Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У. А также скажите, что текст положения, разработанного компанией, приведен в приложении к приказу.

По кассе отдает на откуп компании (Указание Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У). Например, должен сам определить, где и как оборудовать кассу, каким образом организовать хранение документов, утвердить порядок и сроки проведения кассовых ревизий. Еще больше правил устанавливает руководитель той компании, в которой есть обособленные подразделения.

Самая важная информация, которую надо включить в положение

Так, если в компании по штатному расписанию нет должности кассира, директор может назначить им хоть главбуха, хоть секретаря. Главное ему должностные права и обязанности кассира и ознакомить его с этими правами и обязанностями.

Если наличные пропадут, то пострадает и компания, и кассир. Обычно с ним о полной материальной чтобы можно было взыскать всю сумму ущерба.

Что добавить в положение об обособленных подразделениях

Куда подразделение сдает наличку (10 ). Новые правила поставили точку в вопросе о кассовом лимите обособленных подразделений. Предельное значение остатка наличных надо установить для каждого из них, а не только для и (п. 2 Указания № 3210-У). Исключение — малые предприятия. Они вправе не устанавливать лимит ни для себя, ни для своих дополнительных офисов.

Как утвердить положение

Для бизнесмена чрезвычайно важно выяснить какой существует порядок ведения кассовых операций в РФ и какие законодательные акты регулируют его. Для начала нужно выяснить, что именно можно отнести к кассовым операциям. По большому счету кассовые операции — это те операции, где фигурируют как наличная, так и безналичная форма денежных средств при предъявлении платежных карт.

Зачастую одним из участников подобных операций является физлицо. Физлица могут выступать в качестве:

Покупателя или непосредственного заказчика какой-то услуги. В таких ситуациях деньги могут браться от клиента в качестве оплаты за товары или предоставленные услуги, или же возвращаться покупателю в случае оформления возврата ранее приобретенного товара.
Сотрудника. В таких ситуациях все деньги передаются сотруднику в качестве заработной платы или же командировочной компенсации. Также деньги могут передаваться сотрудником самой организацией в форме неиспользованных командировочных средств.
Должника или кредитодателя. В этой ситуации исходя из того, кем именно является физическое лицо (должником или займодателем), организация может принимать финансовые ресурсы либо же, наоборот, их выдавать.

Исходя из данной информации, все кассовые операции обладают двойственным смыслом так как они могут предполагать, как получение финансовых ресурсов, так и их выдачу.

В некоторых особых обстоятельствах, которые описаны в законодательных актах, участниками кассовых операций могут быть лишь юрлица или люди, имеющие официальный статус ИП.

Все кассовые операции, где фигурируют физические лица, проводятся согласно отдельным нормам законодательства. Поэтому важно изучить основные правовые документы, регулирующие эти процессы.

Порядок ведения кассовых операций

Действующая нормативно-правовая база

Все предприятия проводят операции с кассами согласно таким нормативно-правовым документам:

1. Указ Банка России № 3210-У.

Перечень процедур, проводимых в рамках операций с кассами;
Предел по остаткам денег, который регламентирован действующими законодательными нормами;
Существующий порядок использования самой разной кассовой документации;
Главные требования и правила, относящиеся к сохранности денежных средств предприятия.

Безусловно, этот список является не полным перечнем всех требований и условий, перечисленных в Указании № 3210-У. Этот нормативно-правовой документ является очень объемной информационной базой, все нюансы которой можно изучить лишь в ходе занятия правоприменительными практиками. Он регламентирует различные моменты, прямо связанные с использованием и сохранением финансовых ресурсов, хранящихся в аппаратуре.

2. Указ Банка России № 3073-У.

В этом нормативно-правовом информационном документе можно найти указания и требования, касающиеся регуляции расчетов наличными средствами на территории РФ. Также в нем указан перечень услуг, предоставляемых физлицам, где зачастую фигурирует расчет с помощью наличности. Это нормативно-правовое положение о кассовых операциях полностью регулирует движение наличности при проведении взаиморасчетов как между физическими лицами, так и между физлицами и юрлицами. В данном документе можно найти полный перечень указаний, требований, а также рекомендаций, затрагивающих регуляцию этого аспекта.

3. Закон № 53-ФЗ.

Данный закон, равно как и предыдущий указ БР, прямо регулирует вопрос использования наличных денег при взаиморасчетах. Также нужно учесть, что в законе № 54-ФЗ указаны нормы, относящиеся к применению техники контрольно-кассового формата или же документации, способной ее заменить.

Также законодатель допускает частичное использование устаревшего закона № 54-ФЗ, позволяющего некоторым видам бизнеса на законных основаниях не применять контрольно-кассовую технику при осуществлении расчетов.

Правила ведения кассовых операций включают в себя все перечисленные правовые источники, которые занимаются регуляцией разного рода правовых взаимоотношений между участниками денежных расчетов. При рассмотрении практического использования этих нормативно-правовых документов, можно говорить о том. Что целесообразно изучать именно те акты, которые прямо регулируют работу кассы.

Схема учета кассовых операций

Функционирование кассы внутри предприятия

Касса является важной структурной составляющей любой коммерческой организации. Данная аппаратура обладает всеми нужными ресурсами и техническими возможностями для обеспечения:

Приема денег и их выдачи при соблюдении действующих законодательных норм;
Создания платежной документации при соблюдении законодательной и нормативной базы;
Полной сохранности денег, а также платежной документации, формируемой в результате проведения финансовых сделок;
Выполнения работником его прямых функций, прописанных в трудовом соглашении, заключенным между ним и работодателем.

Исходя из этого, работодатель возлагает на работника, работающего с кассовой аппаратурой, определенные обязательства и функции, касающиеся обеспечения нормальной работы предприятия, с точки зрения финансовых расчетов, а также материальную ответственность за сохранность наличности.

Функционирование кассового аппарата может регулироваться как законодательными актами, так и отдельными распорядительными внутриорганизационными документами, составленными согласно нормам действующего законодательства. Все предписания такой документации должны касаться:

Упорядочивания денежных средств, а также их целевого использования сотрудником, работающего с кассовым аппаратом;
Осуществление разного рода процедур, касающихся проведения проверок соблюдения законодательных норм и внутреннего порядка организации со стороны сотрудника, работающего с кассовой аппаратурой.

При рассмотрении отдельных внутриорганизационных норм, затрагивающих процесс работы с кассовыми аппаратами и их взаимодействием с сотрудниками, зачастую на предприятиях используют две основные нормы:

1. Регулирующие подотчетную выдачу средств в качестве денежного обеспечения сотрудника, отправленного в рабочую командировку.

Подобные нормы могут затрагивать следующие аспекты:

Формирование конкретного списка документации, позволяющей выдавать денежные средства под отчет;
Схему возвращения денежных средств сотрудником при его возвращении на работу с командировки.

2. Нормы, регламентирующие систему перемещения денег на банковские счета организации.

В этом случае нормы могут устанавливать следующие условия:

Лимит по количеству денежных средств, остающихся на счетах организации в банке;
Схему обработки полученной выручки внутри организации;
Систему передачи наличных денежных средств в банк, занимающийся обслуживанием организации.

3. Нормы, касающиеся использования контрольно-кассового оборудования на предприятии.

Такие нормы могут касаться следующих аспектов:

Системы использования контрольно-кассового оборудования;
Существующего порядка использования контрольно-кассового оборудования согласно действующим нормам российского законодательства;
Порядок сотрудничества плательщика налогов и государственных контролирующих органов при осуществлении проверки контрольно-кассовой аппаратуры.

Современный кассовый аппарат с POS-терминалом

4. Нормы, касающиеся формирования документации о проведении кассовых операций.

В рамках действующего законодательства вся информация о подобных операциях может храниться как в унифицированных бумагах, так и в электронном или бумажном виде в разработанном внутри предприятия формате. Руководству организации важно следить за правильным использованием этой документации сотрудниками, работающими с контрольно-кассовой аппаратурой.

В некоторых нормирующих положениях локального характера могут быть регламентированы нормы, касающиеся использования валют иностранных государств при осуществлении разного-рода операций с кассами.

Зачастую операции с кассовым оборудованием предполагают прием организацией финансов в формате наличных денег от клиентов в качестве платы за предоставленную услугу или проданный товар. В случае проведения таких финансовых расчетов в некоторых ситуациях действующее законодательство может накладывать требования об использовании кассовой аппаратуры.

Процедура составления документации, относительно операций с кассами

Согласно новым правилам, процедура документирования операций с кассами с использованием систем онлайн-касс допускается:

1. Оформление ПКО

Использование информации, хранящейся в цифровом виде внутри онлайн-кассы;
Дополнение ордера квитанцией, автоматически сформированной внутри онлайн-кассы.

Все записи об изъятии внутри контрольно-кассового аппарата сохраняются в следующих форматах:

Отчета (о проведении процедуры регистрации ККТ в ФНС, внесение изменений в параметры работы аппаратуры, начало и завершение рабочей смены, закрытие фискального резерва, а также о проведении текущих расчетов);
Чека и иных видов документов для внесения корректировок в записи об изъятии;
Подтверждения ОФД.

Каждый из перечисленных документов хранится внутри фискального накопителя, являющегося основным функциональным элементом онлайн-кассы. Все виды документов, являющиеся отчетной документацией, сохраняются в памяти фискального накопителя на протяжении пяти лет до момента вывода из эксплуатации кассового аппарата.

Конкретные типы форматов, использующиеся в онлайн-кассах, определяются фискальными органами. Согласно нормативным актам и законам требования к использованию и хранению таких данных могут со временем изменяться.

Действующие форматы, а также реквизиты, применяемые в онлайн-кассах, регламентируются согласно Приказу ФНС России № ММВ-7-20/229.

2. Оформление РКО с использованием электронного бланка.

Также нужно учесть, что расходный ордер кассовой операции может подписываться с помощью ЭЦП лица, выступающего в качестве получателя денег.

При этом организации, использующие онлайн-кассы, как и прежде могут применять бумажный формат кассовых ордеров. Но в современных условиях использование цифровых версий РКО и ПКО намного упрощает весь процесс проведения расчетов. С помощью внедрения автоматических систем заполнения учетной кассовой документации каждое предприятие может существенно повысить оперативность проведения и организации различных бизнес-процессов.

Одной из самых важных процедур в системе формирования документации о проведении кассовых операций, является создание отчета о закрытии рабочей смены. Нужно отметить, что эта отчетность не имеет никакой связи с необходимостью ведения кассовой книги. Он лишь указывает на то, что организация использует в своей деятельности контрольно-кассовую технику. При этом такая отчетность является одной из важнейших составляющих процесса документирования разного рода кассовых операций.

Еще не так давно, когда в организациях использовалась самая обычная кассовая аппаратура, после окончания рабочей смены все кассиры занимались формированием Z-отчетов. На основе информации, указанной в таких отчетах, в дальнейшем формировались журналы КМ-4, а также справки формата КМ-6.

Расчеты наличными

При этом все предприятия, использующие онлайн-кассы имеют право и возможность в ходе своей прямой профессиональной деятельности не применять документы формата КМ-4 и КМ-6. Вместо подобной документации в онлайн-кассах применяются иные форматы автоматического документирования проводимых кассовых операций. Также нужно учесть, что по окончании рабочей смены в онлайн-кассах не формируются итоговые Z-отчеты.

Вместо классического Z-отчета, в онлайн-кассе в автоматическом режиме после закрытия смены создается в электронном формате документ под названием «Отчетность о закрытии смены». При необходимости этот документ может быть распечатан на бумаге. На основе информации этого отчета торговое предприятие должно формировать ПКО, а также заняться отражением данных о приходном ордере в учетной кассовой книге.

К каким последствиям могут привести нарушения при ведении кассовых операций

Каждый предприниматель и каждый руководитель торгового предприятия должен понимать, что существует серьезная ответственность, которая наступает если ведение кассы осуществлялось с нарушениями. На сегодняшний день за неправильный учет наличных денежных средств, а также оформление отчетности по кассовым операциям существует административная ответственность, согласно ст. 15.1 КоАП РФ. Должностные лица могут быть оштрафованы на сумму до 5 тысяч рублей. Одновременно с этим, если нарушителем будет признано юридическое лицо, то на него может быть возложен штраф вплоть до 50 тысяч рублей.

К числу основных нарушений можно отнести:

Использование наличных денежных средств при расчетах сверх установленных лимитов;
Неоприходование или частичное неоприходование имеющихся наличных средств в кассовом аппарате;
Нарушение существующего законного порядка хранения наличности;
Скопление в кассовом аппарате денежных наличных средств, превышающее установленные лимиты.

Итоги

Вне зависимости от типа и формата деятельности торгового предприятия, использующего для расчетов контрольно-кассовое оборудование, необходимо тщательно следовать требованиям, указанным в действующей нормативно-правовой базе относительно кассовой аппаратуры.

При выполнении всех условий закона и осуществлении точного документирования всех кассовых операций, предприятие сможет избежать проблем с контролирующими и фискальными органами. Следует помнить, что при выявлении нарушений предприятие может серьезно пострадать из-за необходимости уплаты денежного штрафа. Именно по этой причине важно следить за изменениями в законодательной базе, регламентирующей работу и документирование кассовых операций на территории РФ.